A rendszerek és eljárások létfontosságúak a vállalkozás sikeres működéséhez. Michael Gerber szerint az üzleti tanácsadó és a legjobban értékesített üzleti útmutató "Az E-mítosz" szerzője a rendszer által vezérelt vállalkozások időt takarítanak meg, kevesebb stresszt okoznak, és több pénzt keresnek, mint a tulajdonos szava és utasításai által vezérelt vállalkozások. Az irodai eljárások létrehozása a logika és a szervezet gyakorlata, amely a legjobban lépésről lépésre történik.
Határozza meg az eljárás terjedelmét, pontosan azt, amit az eljárás célja elérni. Legyen ésszerűen részletes, de nem nehézkes. Például szükség van egy eljárásra a bejövő levelek kezelésére, amely eltér a kimenő levelek kezelésének eljárásától. A levélszemétre, a számlákra, a magazinokra és a személyes levelekre nincs szükség más eljárásra. Ezek az alkategóriák ugyanabba az általános fejezetbe is beépíthetők.
Határozza meg, hogy ki felelős az eljárás végrehajtásáért, beleértve a folyamathoz kapcsolódó határidőket vagy idővonalakat. A felelős személynek nem kell ezt személyesen elvégeznie, hanem meg kell győződnie arról, hogy a megbízott megbízottja biztosítja-e a minőséget. Ez a meghatározás a legjobban egy címre, nem pedig egy személyre van rendelve, még akkor is, ha tudod, hogy ki fogja csinálni a munkát most.
Sorolja fel az ebben a folyamatban rejlő egyedi feladatokat. Helyezze őket időrendi sorrendben.
Írja le az egyes feladatok leírását, beleértve az ésszerű határidőket, a szükséges eszközöket és a szükséges alapvető intézkedéseket. Vegyen fel egy "befejezési állapotot" - milyen a feladat, amikor befejeződött. A befejezés állapota létfontosságú a munka ellenőrzéséhez és a munkavállalók teljesítményének értékeléséhez.
Jegyezze fel, hogy milyen következményei vannak a feladat végrehajtásának az adott időkereten belül. Ez magában foglalja a munkavállalóra vonatkozó fegyelmi eljárást és a hiba miatt felmerülő problémák esetleges tervét.
