A hivatalos levél írása az igazgatótanácsnak megfélemlítő folyamat lehet. Ez az Ön esélye arra, hogy meghallgassa gondolatait a felelősek, ezért fontos a hivatalos folyamat követése. De nincs értelme, hogy a formázás helyes legyen, ha a tartalom hiányzik, vagy a levélnek nyelvtani hibája van.
Mielőtt elindítaná a levelet a tanácsnak
Az igazgatótanáccsal összhangban tudja, mit akarsz mondani. Mi a motivációja? Mit akarsz elérni? A panaszlevélnek egészen másnak kell lennie, például egy projekt finanszírozására irányuló levéltől.
Időbe telik néhány jegyzet elkészítéséhez. Írja le, mit mondjon, és miért számít Önnek. Az utóbbi esetleg nem teszi ezt a levélbe, de segíthet abban, hogy összpontosítson és rendezett legyen. Vannak-e olyan dokumentumok, amelyekre hivatkozni kell, bizonyítékokat vagy statisztikákat szeretne megosztani? Készítse el őket, és jegyezze fel, hogy miért releváns.
A levél elkészítése
Először szervezze meg jegyzeteit. Mi az a legnagyobb pont, hogy miért írsz? Milyen elemek támogatják ezt a pontot? Tedd őket rendbe. Ez lényegében az Ön vázlata, így most jó, hogy menjen.
Sokan küzdenek a levél megkezdésével, azt gondolva, hogy szellemesnek kell lenniük a get-go-tól, de világosabb. Mondd meg mindent, amit mondanod kell, majd javítsd meg és húzza meg a szerkesztés során. Először is, címezze meg "Kedves elnökünket és az igazgatótanács tagjait", majd nyissa meg a következőt: „Írok…”, majd idézzük az írás fő okait.
Kövesse a nyitást a fő támogatási ponttal, és írjon egy pár tömör bekezdést, amely tartalmazza az összes korábban felsorolt problémát.
Ne feledje, ez az üzlet, és ezeknek az embereknek sok a lemezük. Ne legyél virágos vagy fárasztó vagy hosszútávú. Menjen a pontra, legyen udvarias, és tiszteletteljesen jelentkezzen ki.
A szerkesztés fontossága
A valóságban az igazgatótanácsok írása nem különbözik a hivatalos üzleti levél írásától, kivéve, hogy egy embercsoporthoz tartozik, és lehet, hogy többet is vezethet rajta, attól függően, hogy miért írsz.
A legtöbb ember túlságosan hangsúlyozza az írást, amikor a legfontosabb rész, valójában a szerkesztés. Mindig egy kis szünetet írj valamit, így a fejed megtisztul, és friss szemekkel térsz vissza.
Vegyen legalább három szerkesztési passzot. Keresse meg a nyelvtani hibákat, a szükségtelen szavakat és a túlzott alkalmi hangot. Az emberek gyakran tévednek, hogy tömörek legyenek, mert durvaak, de tömören írva erősek, és pontosan mindkettő, ami jól működik az üzleti levelezésben.
Mégis, légy tiszteletreméltó és kissé deferenciális, de ne erőltesse, és ne tegyen semmit túl sűrűen.
Ismerd meg a célodat
Mint már említettük, fontos tudni, hogy miért írsz. Elképzelhető, hogy a három leggyakoribb betű, amit meg kell írni, valamit kérni, lemondani vagy elfogadni a lehetőséget.
lemondó: Amikor lemond egy cégből, projektből vagy akár a testületből, állapítsa meg, hogy hálás, hogy lehetősége volt rá. Magyarázza el, lehetőleg egy mondatban, hogy miért lemondott - személyes okokból, hogy új lehetőségeket fedezhessen fel, mert a változtatásokat vágyik - részletek megosztása nélkül. Tartsa rövidnek és profinak. Ha lehet, ajánljuk, hogy szükség esetén elérhető legyen a jövőben.
elfogadó: Ez lehet egyetlen bekezdés, amelyet hálaadó nyilatkozat követ. Azt mondja, büszke arra, hogy elfogadja a lehetőséget, várom, hogy hozzájáruljon, és hálás vagy a fórum hitéért. Ne foglalkozzon projektekkel vagy szándékokkal; ez az, hogy milyen szerződésekre van szükség.
megkereső: Rögtön jelezze, mit kér. Mondd el miért. Ha bizonyíték van arra, hogy miért érvényes a kérés, akkor röviden dokumentálja ezt. Kerülje a teljesítmény vagy az eredmények ígéreteit, mivel ezeket csak egy szerződés vagy projekt ütemezésében kell megadni, ahol tárgyalási képessége van. Köszönjük, hogy meghallgatták őket, és felajánlották, hogy rendelkezésre állnak, ha kérdése van, vagy tisztázásra szorul.
