A személyes üzleti levelet egy személytől egy vállalathoz vagy szervezethez írják. Egy ilyen levél több okból is írható: a probléma megoldása, mint egy számla hibája; a termék visszajuttatása vagy cseréje; dicsérni egy alkalmazott jó munkáját; vagy kérjen időt, pénzt, termékeket vagy szolgáltatásokat adományozásra. Bármilyen okból is, egy személyes üzleti levél egy üres papírlapra van írva, nem pedig fejléces papírra. Tekintsük a következőt, amikor legközelebb meg kell írni.
Oldal beállítása
Használjon 1 hüvelykes margókat az oldal tetején, alján és oldalán. Ha a személyes üzleti levél rövid, növelje a felső margót 2 hüvelykre és az oldalakat 1½ hüvelykre. Használjon egy könnyen olvasható betűtípust, mint a Times New Roman, Arial vagy Cambria 11 vagy 12 pontos betűmérettel. Egyterű a vonalak.
Levélstílus
Ha a blokk betűstílust használja, az összes vonal a bal margónál kezdődik. Módosított blokkstílus esetén kezdje el a dátumot és a záró sorokat az oldal közepén a bal oldali margó helyett.
A cím és a dátum
Az Ön címe (más néven a feladó címe) az oldal első sorában kezdődik, és minden tipikusan rövidített kifejezést, mint például az utcát, lakást vagy körutat kell megfogalmazni (a formalitás érdekében). Ne felejtsd el a vesszőt a város neve és az állapotod kétbetűs rövidítése között. Ne hagyjon üres helyet a cím utolsó sora és a dátum között, ami a levél befejezésének vagy elküldésének napja. Írja be a hónapot, a napot és az évet az első sorban, és adja meg a hónapot. Például írja be a "2008. szeptember 27." helyett a "2008. szeptember 27." vagy a "9/27/08." Ne felejtsük el a vesszőt a dátum és az év között. Ha a módosított blokkstílust használja, akkor a bal oldali margó helyett kezdje be a címét az oldal közepére.
A címzett neve, cég neve és címe
Négy sor (vagy 1 hüvelyk) a dátum alatt, írja be a címzett nevét a "Mr." -vel kezdődően vagy "Ms." Használja mind az első, mind a vezetéknevet, majd vesszőt és a címzett címét (pl. Manager, Supervisor, Coordinator). A következő sorban írja be a cég nevét, majd a cég címét (a belső címet is), az állam kivételével rövidítések nélkül.
Üdvözlés
Egy üres sor később írja be az üdvözletet a belső címben használt névvel, kezdve a "Kedves" címmel. A személyes üzleti levélben való üdvözletnek kettősponttal kell végződnie. Például: "Kedves asszony Lucinda Jones:"
Test
Személyes üzleti levélben a test egy üres sorban kezdődik az üdvözlés után. Egyetlen tér és balra igazolja a test minden egyes bekezdését, üres bekezdést hagyva a bekezdések között. A tömörség kulcsfontosságú: Kezdje barátságos megnyitással, amelyet a levél célja követ. A második bekezdésnek indokolnia kell a célt; adjon meg olyan adatokat, mint a számlaszámok, a számlák száma, a szállítmányok vagy szolgáltatások dátuma, valamint a termék vagy a munkavállaló neve, hogy segítse az olvasót és az ügyét. Csak megfelelő hátteret és támogató információkat adjon meg, szem előtt tartva, hogy az olvasó foglalt. Az utolsó bekezdésnek meg kell ismételnie a célt (az első bekezdésből), és szükség esetén kérnie kell valamilyen intézkedést.
Zárás és nyilvántartás
A személyes üzleti levél lezárását indokoltnak kell hagyni, kivéve, ha a módosított blokkstílust használja, ami megköveteli a zárás megkezdését az oldal közepén. Ha a záródás egynél több szó (például "Köszönöm" vagy "Őszinte a tiéd"), csak az első szó első betűjét használja, és vesszőt használjon az utolsó szó után, nem egy kettőspontot, amit az üdvözlés után javasolt. Három üres sor később, írja be a teljes nevét. Kinyomtathatja a levelet és fizikailag aláírhatja a nevét a záró és a gépelt név között, ha akarja. Személyes üzleti levelek rögzített kommunikáció az Ön és egy vállalkozás között. Ezért jó ötlet a személyes üzleti levelek másolatának megőrzése. Ha aggódik az e-mailben való érkezésük miatt, igazolja őket a postahivatalban, mielőtt elküldi őket, hogy tudhassa, mikor kapja meg a leveleket.
