Az üzleti levelek több különálló elemet tartalmaznak, beleértve a feladó címét, a dátumot, a címzett címét, az üdvözlést, a testet és a zárást. Üzleti levél írásakor kövesse a helyes formázási szabályokat, hogy az üzenetet egyértelműen és szakszerűen kommunikálják.
A feladó címe
A feladó címét a levél jobb felső sarkában kell feltüntetni. Tartalmazza a teljes címet, de nem a feladó nevét vagy címét.
Dátum
A cím alatti sorban írja be a levél elkészítésének dátumát, beleértve a hónapot, a napot és az évet. A dátumnak balra vagy középre kell állnia az oldalon.
Címzett címét
A dátum alatti sorban nyomtassa ki a címzett teljes címét, nevét és címét, balra igazítva az oldalon.
Üdvözlés
Címezze meg a címzettet a hivatalos címével, majd egy kettősponttal („Kedves Mr. Smith:”). Ha személyesen ismeri a címzettet, használhatja az első nevét. Ha nem tudja meghatározni a címzett pontos nevét vagy címét, akkor elfogadható a "To Whob It Concern.
Test
A betűtest minden egyes pontja egyetlen helyet foglal el, így a bekezdések között nyitott sorok maradnak. A legtöbb esetben a tartalmat tömören tartsa (3–5 bekezdés, vagy egy oldal).
Záró
Tartsa be a záró egy sorát a levélszöveg utolsó bekezdése alá, és ugyanazon a francia bekezdéssel igazolja, mint a dátum. Használja csak az első szót, melyet a bűnbánat ("Üdvözlettel", nem a "Legjobb Üdvözlettel"), és nyomtassa ki a teljes nevét az alábbi sorokba, így szabad hely marad a kézzel írt aláíráshoz.
