A vállalkozások ma szerencsések, hogy számos eszköz áll rendelkezésre a hatékony kommunikáció elősegítésére. Az üzenetkezelő alkalmazásoktól a videohívásokig és az online csapat együttműködési platformokig nem áll rendelkezésre elegendő mód a kollégák, az ügyfelek, a partnerek és az üzleti szereplők közötti kommunikációra. Bár számos különböző kommunikációs rendszer létezik, a vállalkozások beépülhetnek a mindennapi folyamatokba, de a hatékony kommunikáció minősége még mindig szükséges, függetlenül attól, hogy melyik platformról van szó.
Figyelmesen hallgassa meg a beszélgetést
A hallás kulcsfontosságú elem a hatékony kommunikációhoz. Az üzleti életben fontos az aktív hallgatás gyakorlása, ami azt jelenti, hogy megpróbáljuk meghallgatni és megérteni, hogy mit mond Önnek valaki. Ha egy kolléga beszélget veled egy ügyfelekkel kapcsolatos problémáról, fontos, hogy megértse a részleteket, mielőtt belépett egy megoldással.
Az emberek nem szeretik a beszélgetést valakivel, aki nem veszi az időt, hogy meghallgassa, mit kell mondania. Ha szeretné bemutatni kollégája számára, hogy aktívan szerepel a listán, megismételheti vagy újrarendezheti a beszélgetés részeit, hogy bemutassa a megértést az ügyféllel. A részletek tisztázása érdekében kérdéseket teszünk fel arra is, hogy aktívan meghallgassuk és átfogóan megértsük a nagy képet.
Ismerje meg közönségét
A közönség alapján az üzenet módosítása a hatékony kommunikáció kritériuma. Amit meg kell mondanod egy személynek, nem lesz igaza a másiknak a szervezetben betöltött szerepük és a témával kapcsolatos ismereteik alapján. Ahhoz, hogy az üzenetet hatékonyan lehessen elérni, módosítania kell a nyelvet, a hangot és a médiát, hogy ez megfeleljen a közönségnek.
Például, az Ön szervezetének vezetőivel való beszélgetés módja eltérhet a beszélgetés módjától, még akkor is, ha az üzenet tartalma megegyezik. Vannak, akik több formális nyelvet használnak a felsővezetőkkel, miközben alkalmi üzleti nyelvet használnak a kollégákkal. A vállalat kultúrája is befolyásolja a belső és külső érdekeltekkel való kommunikáció módját.
Legyen tömör, teljes és helyes
Összefoglalás és a frusztráció elkerülése érdekében a közönséges kommunikáció megfogalmazása segít. A felesleges részletek eltávolításával csökkentheti a félreértések esélyeit. Napjainkban az emberek figyelemfelkeltése rövid, így az üzenetek tíz percen belül történő megszerzése hatékonyabb, mint 30 perc. Ha például egy vásárlóval találkozik egy értékesítési lehetőséggel kapcsolatban, mutassa meg nekik, hogy tiszteletben tartja az idejét, ha a bemutatóját a lehető leggyorsabban tartja.
A hatékony kommunikáció rövid és tömör, de teljesnek kell lennie. Ez azt jelenti, hogy az üzenetnek tartalmaznia kell az összes vonatkozó tényt, és logikusan kell megszervezni, így könnyen követhető. Azon beszélők alapján, akiket beszél, tudomásuk bizonyos aspektusait veheti igénybe, miközben részleteket adhat, amelyeket nem ismer. Az üzenet teljes jelentésének biztosítása kulcsfontosságú a hatékony kommunikáció szempontjából. Ha például egy új üzleti partnerrel dolgozik, és megvitatja a beszerzések beszerzését tőlük, elengedhetetlen, hogy az összes szükséges anyagot megkapja. Anélkül, hogy ezt az értékes információt megadnánk, előfordulhat, hogy a szállító nem tudja biztosítani a megfelelő alkatrészeket, ami frusztrációt, késedelmet és rossz kapcsolatokat okozhat.
A jó kommunikációs készségek egyik tulajdonsága, hogy a tények nem túlbecsülik, és elkerülik a kétértelműséget és zavart. Ha a panaszkal foglalkozik, például az ügyfélnek egy alkalmazottal van szüksége, akkor mindkét féltől visszajelzést kell kapnia a probléma megértéséhez.
Kapcsolja be a visszajelzést az üzenetbe
A hatékony kommunikáció időben történő visszajelzést ad. A visszajelzések segítenek megmutatni mind az Ön, mind a személy, akivel kommunikál, hogy az üzenetet elküldte és fogadta-e pontosan. Ha a visszajelzés teljesen ki van kapcsolva, ez azt mutathatja, hogy nem kommunikált hatékonyan, vagy hogy a vevő nem értette meg teljesen a jelentését.
Üzleti környezetben a visszacsatolás kritikus, amikor egy csapatban dolgozunk. Ha például vezetői pozícióban van, konstruktív visszajelzést kell adnia a személyzetnek teljesítményéről, szerepéről és kommunikációs készségéről az ügyfelekkel. A visszajelzés magában foglalja a dicséret megadását is, amely növelheti a vállalat morálját és növeli a bajtársadalmat.
A visszajelzések mellett a hatékony kommunikációnak is meg kell adnia azt. A konstruktív visszajelzés hasznos a teljesítményének javításában a munkahelyen. Ha például vállalati szintű megbeszélés során beszédet ad, akkor kérjük, hogy kérje meg a kulcsfontosságú tagjait a beszéd után. Visszajelzésük megmondja, hogy a beszéde hatékony volt-e az üzenet átadásában, és megmutatja, ha a munkatársa megértette-e a kommunikáció főbb pontjait. Visszajelzésük megmutatja azokat a területeket is, ahol javítani kell a kommunikációs készségeit. Például, ha a kritika az volt, hogy a beszéd túl hosszú volt, tudod, hogy legközelebb dolgozhatsz, hogy tömörebb legyen a kommunikációban.
Mutass tiszteletet a beszélgetéseden keresztül
A hatékony kommunikáció fontos kritériuma, hogy tiszteletben tartjuk a kommunikációban részt vevő embereket. Az emberek sokkal motiváltabbak, hogy kapcsolatba lépjenek veled, ha tiszteletben tartják őket és ötleteiket. Például, ha először találkozik egy kilátással, akkor tiszteletet mutathat a nevükkel történő címzéssel, ami megérti őket. Ha időt vesz igénybe, hogy elolvassák az üzleti tevékenységüket, és beszélgetésükben megismerjék őket, nagyban meg lehet jeleníteni azt a kilátást, amelyet tiszteletben tartanak.
Ha telefonon beszél egy üzleti partnerrel, mutassa meg a tiszteletet, ha az adott beszélgetésre összpontosít. Az e-mailek ellenőrzése helyett a telefonos beszélgetés közben az interneten való böngészés és a telefonos böngészés helyett a tisztességes dolog.
Ha kommunikál e-mailben a kollégákkal, vegyen fel egy pár percet az üzenet kinyomtatásához, így nem tartalmaz hibákat és helyesírást vagy nyelvtani hibákat. Tiszteletet mutat, amikor időt vesz igénybe az üzenet üzembe helyezéséhez.
Ne felejtse el a nem verbális kommunikációt
A kommunikációhoz használt szavak kevesebb, mint 10 százalékát teszik ki az általunk közvetített üzenetnek. Ez azt jelenti, hogy a nem verbális jelek kritikusak a hatékony kommunikáció szempontjából. A hangod hangja megmutatja, hogyan érzed magad, amikor kommunikálsz. Ha azt szeretné, hogy barátságos legyen, győződjön meg róla, hogy a hangja barátságos.
Az Ön kézmozdulatai, az Ön álláspontja és a testbeszéd segítenek közvetíteni a szavak jelentését. A karok jelzéseinek áthidalása, hogy védekező vagy bezárt, miközben szemkontaktust mutat, azt szeretné, hogy kapcsolatba lépjen.
Ügyeljen a nem verbális jelekre, amelyeket az adott személy közöl. A testtartásuk, hang- és testbeszédük megmutatja, hogyan érzik magukat arról, amit mondasz, és segíthet abban, hogy kommunikáljon velük.
A jó kommunikációs rendszer követelményei
A jó kommunikációs rendszer megköveteli a megfelelő kommunikációs rendszer kiválasztását az adott feladathoz. Olyan sok opcióval, mint például a telefon, az üzenetküldés, az e-mail és a személyesen, ki kell választania a beszélgetés témájához leginkább megfelelő eszközt. Például nem írná a főnököt, hogy lemondjon a pozíciójáról, vagy kérjen emelést. Ezeket a fontos beszélgetéseket személyesen kell megtartani. Hasonlóképpen, nem kell személyi találkozóra a kisebb üzleti kérdésekben, amelyek az e-mailen keresztül kommunikálhatók az idő és az erőforrások megtakarítása érdekében.
