A vállalatok számviteli és pénzügyi irányítási rendszerének fokozott használata csökkentette a fizikai dokumentumok használatát számos vállalatnál. A digitális nyilvántartási rendszerek és a pénzügyi számviteli programok támaszkodása lehetővé tette egyes könyvvizsgáló cégek számára, hogy papírmentes könyvvizsgálatot nyújtsanak olyan vállalatoknak, amelyek elsősorban papírmentes irodát működtetnek. A papírmentes ellenőrzés modelljeit kormányzati rendeletek, könyvvizsgáló cégek preferált módszerei és számviteli szervezeti javaslatai alapján határozták meg.
Megközelíthetőség
A papírmentes ellenőrzést választó vállalatok fokozott hozzáférést biztosíthatnak a pénzügyi dokumentumokhoz és a könyvvizsgáló személyzethez kapcsolódó nyilatkozatokhoz. A megnövekedett hozzáférhetőség csökkentheti a számviteli és pénzügyi személyzet által a dokumentumoknak a könyvvizsgáló számára történő benyújtásához szükséges időt. A biztonsági követelmények függvényében a hozzáférhetőség lehetővé teszi a könyvvizsgálók számára, hogy az üzleti létesítményen kívüli felülvizsgálatukat elvégezzék.
Követési képesség
A legtöbb papírmentes könyvvizsgálati rendszer jelentési és nyomon követési képességeket kínál az egész ellenőrzési folyamat során. Az ellenőrzött vállalat vezetői, valamint a könyvvizsgáló cég vezetői könnyen nyomon követhetik és ellenőrizhetik a felülvizsgálati folyamat minden egyes lépését. Ez a fokozott nyomon követés segíthet az erőforrásigények egyszerűsítésében, és segít az ellenőrzési idővonal kezelésében. A nyomon követés és az időgazdálkodás elengedhetetlen lehet, különösen az állami vállalatok számára, amelyek SEC-vel rendelkeznek a jelentéstételi határidőkkel.
Kevesebb hulladék
A pénzügyi dokumentumok, a tároló létesítmények és az irodaszerek ismétlődő példányainak szükségességének csökkentése csökkentheti a hulladék mennyiségét, amit mindkét vállalat termel. A papírmentes ellenőrzések kevesebb papírt, tintát, villamos energiát és irodai eszközöket használnak, mint a hagyományos papíralapú ellenőrzést. A papír- és kapcsolódó készletek csökkentése költségmegtakarítást és ökológiai előnyöket kínálhat. Ez a zöld fókusz fontos lehet azok számára, akik környezetbarát termékeket kívánnak reklámozni.
Gyorsabb áttekintés
A papírmentes ellenőrzés kevesebb időt vehet igénybe, mint egy hagyományos papír-nyomkövetési folyamat. A pénzügyi dokumentumok könnyebben betölthetők felülvizsgálatra és elemzésre nagyobb pontossággal. Az ellenőrzési feladatok elektronikus feldolgozása minimálisra csökkenti az emberi hibákat és azt, hogy manuálisan kell beírni az információt egy ellenőrzési rendszerbe. Ha egy könyvvizsgálati elemet további felülvizsgálatra jelölnek ki, a könyvvizsgálók könnyedén elküldhetik az információkat a pénzügyi vezetőnek felülvizsgálatra és további információkra. Az elektronikus felülvizsgálatok kevesebb időt vehetnek igénybe, mint a személyi fizikai találkozók papír formában. Kevesebb kézi munka és könnyebb áttekintés csökkentheti a teljes ellenőrzési idővonalat.
Megnövelt biztonság
A fizikai dokumentumokat nehezebben lehet biztosítani, mint az elektronikus dokumentumokat. Az elektronikus adatok és dokumentumok jelszóval és más digitális biztonsági módszerekkel biztosíthatók. Az elektronikus nyomkövető rendszer azt is tudomásul veszi, hogy ki értékelt minden adatelemet biztonsági felülvizsgálat céljából. A fizikai dokumentumok másolhatók, elveszhetnek vagy nem biztonságos helyen helyezhetők el. A papírmentes ellenőrzés növeli a vállalat pénzügyi rendszerének biztonságát.
