A papírmentes iroda segíthet a környezetben, de folyamatos fejfájást okozhat, ha megfelelő munkafolyamat-rendszert nem hoznak létre. Mindent a digitális térbe való áthelyezéshez olyan dokumentumkezelési és munkafolyamat-eljárásokat kell létrehozni, amelyek biztosítják, hogy az átmenet során semmi sem vész el. Amikor a fizikai dobozok visszavonulnak a történelem szemetesbe, a virtuálisoknak ki kell cserélniük őket.
Digitális
A papírmentes irodában a cél az, hogy minden lehetséges online legyen. A nyomtatott dokumentumok szkennelésre kerülnek, és a számítógépes rendszerben megosztott helyre kerülnek, ahol az engedélyezett felhasználók hozzáférhetnek hozzájuk. A környezetvédelmi előnyök mellett a jól kezelt papírmentes iroda könnyebbé teszi az információk megtalálását, mint a hagyományos iratrendszerekben. A virtuális archívum mappái régebbi dokumentumokat tárolnak, így nem zavarják a gyakran hozzáférhető területeket, de szükség esetén rendelkezésre állnak.
Megosztott naptárak
A munkavállalói menetrendek megosztása egy közös naptárba lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy kezeljék a pihenési időt és más, a munkatervet érintő kérdéseket. Lehetővé teszi továbbá, hogy a munkatársak nyomon követhessék az üléseket és az egyéb ütemezett eseményeket. Azok a csapatok, amelyek megosztják a munkalapot, képesek nyomon követni, hogy ki és ki van az irodában, és a munkafolyamatokat a tervek szerint strukturálhatja. Ha látni tudjuk, hogy a kulcsfontosságú érdekelt felek például a hét végén konferenciára mennek, motiválhatnak valakit, hogy a kulcsdokumentum vagy a szerződés tervezetét gyorsabban végezze el, hogy ezek az érdekeltek kapjanak esélyt arra, hogy előzetesen nyújtsák be inputjukat a tartalom befejeződött.
Dokumentum kezelés
A papírmentes irodáknak olyan rendszerre van szükségük, amely megköveteli a dokumentumok karbantartását és tárolását. Hozzon létre egy dokumentumnevezési konvenciót és mappaszerkezetet, hogy a dokumentumok könnyen megtalálhatók legyenek. A dokumentumkezelő rendszerek gyakran lehetővé teszik mind a „check out”, mind a nyomonkövetési változások nyomon követését. Ez megakadályozza, hogy több ember egyidejűleg dolgozzon egy dokumentummal, és lehetővé teszi a verzióvezérlést. A megosztott helyen lévő dokumentumok frissítésének megkötése csökkenti azokat a problémákat, amelyek akkor jelentkeznek, amikor a felhasználók letöltenek egy fájlt, frissítéseket tesznek közzé, és e-mailben elküldik azokat, majd nem tartja meg a hivatalos verzió aktuális állapotát.
Projektmenedzsment
A projektmenedzsment szoftver segít nyomon követni a projekt mérföldköveit és határidejét. Szükséged lesz egy olyan rendszerre, amely nyomon követheti a feladatokat és a menetrendeket, és lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy jelezzék, mikor történt valami. Az értesítéseknek figyelmeztetniük kell, ha új feladatra van szüksége. Az egyének nyomon követhetik saját projektjeiket, míg a menedzserek holisztikusan megnézhetik, mi történik az egész csapatban, és szükség szerint újraelosztja az erőforrásokat. A projekteket teljes egészében digitálisan archiválni kell, a megtanult tanulságokkal együtt, így a tudástranszfer könnyen előfordulhat, ha egy hasonló projekt később kezdődik.
