A technológia folyamatos fejlődésével a 21. század egyik legújabb trendje az úgynevezett papírmentes iroda. A papírmentes iroda nem teljesen papírmentes, hanem egy minimális papírt használ, és a lehető legtöbb dokumentumot átalakítja a digitális formára. A papírmentes irodának előnyei és hátrányai is vannak, mindkettőt a szervezetnek figyelembe kell vennie a hagyományos nyilvántartásból való átmenetre.
Kompaktabb és hatékonyabb
A digitális fájlok sokkal kevésbé fizikai helyet igényelnek, mint a papírfájlok, és sokkal könnyebben kezelhetők. Emellett az archivált digitális fájlok sokkal könnyebben hozzáférhetők, mint az archivált papírfájlok. A digitális fájlok könnyen megoszthatók sok felhasználó között egyszerre, és távolról is elérhetik a munka hatékonyságát.
Envionmentally Conscious
A kevesebb papírfájl kevesebb papírt jelent, mint a másolatok másolásához és az általános nyilvántartáshoz. Ez a tényező a papírmentes irodát a legtöbb esetben környezetbarátabbá teszi. Az online magazinok és más kiadványok esetében a digitális kiadás azt jelenti, hogy el kell távolítani a festékeket, amelyek nehézfémeket, oldószereket és más, a környezetre káros anyagokat tartalmaznak.
Szoftver és hardver aggodalmak
A papírmentes iroda csak olyan hatékony, mint a rekordok tárolásához használt szoftver és hardver, ami lehetővé teszi a dolgozók számára. A szoftverhibák és a berendezések meghibásodása jelentős zavarokat okozhat a papírmentes iroda működésében. A papírmentes iroda szoftverének és hardverének karbantartása szintén aggodalomra ad okot; az informatikai (IT) személyzet vagy a tanácsadók gyakran szükségszerűek, valamint a technikusok rendszeresen kiszolgálják a hardvert.
Adatbeviteli hibák és tanulási görbék
Mint minden átmenet, a papírmentes irodába való átmenet gyakran tanulási görbét foglal magában, különösen olyan irodai környezetben, ahol a munkavállalók már nem számítógépes hozzáértés. Az adatbeviteli hibák költségesek lehetnek, és súlyos problémákat okozhatnak. Ezen túlmenően az adatrögzítés és a nyilvántartásba vétel hibái a nyilvántartások hibás besorolását eredményezhetik, ami később vagy később megnehezíti őket.
Biztonsági aggályok
A digitális rekordok sérülékenyek lehetnek a jogosulatlan hozzáférés ellen, akár a hackelés, akár a személyzet biztonsága miatt. Különösen az érzékeny jogi és orvosi feljegyzések esetén az adatvesztés jelentős felelősséget eredményezhet az érintett vállalat számára, különösen, ha a gondatlanság érintett. A digitális rekordok elhelyezése különleges nehézséget jelent, különösen a megosztott hálózati környezetben. Egy fájl törlése nem teljesen törli a digitális rekordot, ugyanúgy, mint egy dokumentum dobása a szemetetbe, nem akadályozza meg, hogy valaki más megkapja a papírt később.
