A munkáltató felelős az alkalmazottak személyi nyilvántartásának fenntartásáért és vezetéséért bizonyos időszakokra. A fájlban tárolt személyzeti rekord típusa határozza meg, hogy mennyi ideig kell tartani. Minden személyi nyilvántartást biztonságos, de könnyen hozzáférhető helyen kell tárolni.
Egy év
Vannak olyan személyi nyilvántartások, amelyeket legalább egy évig meg kell őrizni, miután a munkavállaló elhagyta a céget. Ezek magukban foglalják az összes foglalkoztatási tevékenységre vonatkozó nyilvántartást, mint például promóciók, átutalások és megszüntetések, valamint a munkaviszony előtti tesztek, panaszbejegyzések és jogi lépések.
Két vagy három év
A fizetéssel kapcsolatos feljegyzéseket, mint például a jövedelem, az időkártyák, a menetrendek és a fizetési arányok, a munkavállaló felmondását követően két évig kell tárolni. A tényleges bérszámfejtéseket a munkavállaló mentesítése után három évig meg kell őrizni. Minden, a Család- és Orvosi Szabadságról szóló törvényhez kapcsolódó dokumentumot három évig meg kell őrizni.
Öt év
A Munkahelyi Biztonsági és Egészségügyi Igazgatóság szerint a foglalkozási sérüléssel vagy betegséggel kapcsolatos minden információt, beleértve a részletek összefoglalását, öt évig meg kell őrizni. A foglalkozási sérülés vagy betegség miatt törvényben előírt orvosi vizsgálatokat azonban 30 évig meg kell őrizni.
