A munkáltatók jellemzően tartalmaznak egy ellenőrzőtáblát vagy azzal egyenértékű nyilatkozatot az egyes alkalmazottak fizetésével együtt, függetlenül attól, hogy papíralapú dokumentumként vagy online fizetésként a közvetlen befizetés útján kibocsátott fizetési csekk formájában érkezik. Az ellenőrző csonkok olyan dokumentumok, amelyekre szükség lehet a kormányzati nyilvántartási követelmények teljesítéséhez. Még akkor sem, ha a csekkek megtartása nem kötelező, még mindig célszerű erre.
FLSA követelmények
A szövetségi kormánynak nincs olyan szabálya, amely előírja a munkáltatók számára, hogy fizetési csonkokat adjanak ki vagy tartsanak fenn. A tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény előírásokat tartalmaz a bérszámfejtés dokumentációjára vonatkozóan. Általában a bérszámfejtési információkat meg kell őrizni három év. Ha ezen adatok rögzítéséhez csekket használnak, akkor ezeket három évig is meg kell őrizni. A bérszámfejtésnek tartalmaznia kell:
- Munkavállaló neve, címe és társadalombiztosítási száma.
- A munkavállaló neme és foglalkozása.
- A 19 év alatti munkavállalók születési ideje.
- A munkanapok kezdete és befejezése dátuma és időpontja. A bérszámfejtés kezdetének dátuma akkor szükséges, ha eltér a munkanaptól.
- A munkavállaló fizetésének időpontja
- Napi és heti munkaórák.
- A munkavállaló fizetési rátája.
- Rendszeres bérek, túlóradíj és a munkavállaló fizetésének kiegészítése vagy levonása.
A munkáltatóknak két évig meg kell tartaniuk az időkártyákat vagy az ezzel egyenértékű munkaidőt.
Kiegészítő kormányzati bérszámfejtési követelmények
Az Equal Employment Opportunity Commission szerint a munkáltatóknak legalább egy évig meg kell őrizniük az összes foglalkoztatási nyilvántartást, beleértve a csekkeket és a bérszámfejtéseket. Abban az esetben, ha a munkavállaló panaszt nyújt be az EEOC-nál, a nyilvántartásokat az ügy végleges elhelyezését követő egy évig meg kell őrizni, vagy egy évvel az esetleges peres eljárás után.
Az államok további nyilvántartási követelményeket írhatnak elő. Például a Texas Workforce Commission azt mondja, hogy a munkáltatóknak olyan ellenőrző csomót vagy azzal egyenértékű dokumentumot kell biztosítaniuk, amely felsorolja a fizetési jegy elkészítéséhez használt összes adatot. A bérszámfejtési nyilvántartásokat meg kell őrizni Négy év betartani a Texas munkanélküli kompenzációs nyilvántartási szabályait.
A munkáltatói nyilvántartások irányelvei
Egy vállalkozás vagy szervezet különböző okokból ellenőrzéseket és ellenőrzéseket végez. A Belső Bevételi Szolgálat azt javasolja, hogy ellenőrizze a csonkokat és a banki rekordokat, amelyek szolgálnak igazoló dokumentumok adózási szempontból a korlátozások idejére. Például az adóbevallások korlátai hat év. A Nolo.com azt javasolja, hogy a vállalkozások legalább hét évig tartsák a csekkeket és a pénzügyi nyilvántartásokat.
