A menedzser munkájának egy része a szabályokat nem teljesítő alkalmazottak fegyelmezése. Míg egy egyszerű szóbeli figyelmeztetés elegendő az első alkalomra, a kisebb bűncselekmények, a súlyosabb vagy ismétlődő szabálytalanságok dokumentált, írásos figyelmeztetést igényelnek. Ez segíteni fog arra, hogy nemcsak megmagyarázza a munkavállalónak, hogy mit csinált rosszul, és mit vár el tőle, hanem lehetővé teszi, hogy a munkavállaló fájljára vonatkozó figyelmeztetés egy példányát is megőrizze, ami később hasznos lehet. Ilyen figyelmeztetés írása ijesztő feladatnak tűnhet, de írásos figyelmeztető sablonnal a folyamat valóban meglehetősen egyszerű.
tippek
-
Az írásbeli figyelmeztetésnek egy szabványos sablont kell tartalmaznia, és tartalmaznia kell olyan információkat, mint a szabályok megsértése, a bűncselekmény részletes leírása és a munkavállaló javításának módja.
Miért használjon írásos figyelmeztetést
Egy írásbeli figyelmeztetés hasznos lehet mind a munkavállaló, mind a vállalat számára. A munkavállaló számára a figyelmeztetés egyértelmű útmutatást és útmutatást adhat arra vonatkozóan, hogy a vállalat hogyan vár el tőle, és hogyan javíthatja munkaképességét a további figyelmeztetések elkerülése érdekében. A cég számára az írásbeli figyelmeztetés segíthet bizonyítani, hogy a cselekvés megtörtént, így további lépések történhetnek, ha a probléma továbbra is fennáll. A probléma dokumentálására is szolgál, ha a munkavállaló később valamilyen jogvitát vet fel, mint például a jogellenes felmondási eset.
Mikor kell ezeket a figyelmeztetéseket használni
Minden vállalkozásnak különböző problémái lesznek a különböző alkalmazottakkal a vállalat saját szabályai és az ott dolgozó emberek típusa alapján. Ez azt jelenti, hogy a leggyakoribb oka az alkalmazottaknak, hogy minden iparágban felírják a túlzott tardinesst.
A szóbeli figyelmeztetés után általában figyelmeztető levelet küldünk a munkavállalónak, de ez nem mindig áll fenn. Ha komoly egyszeri bűncselekmény következett be, akkor érdemes megkerülni a szóbeli figyelmeztetést, és azonnal írásos figyelmeztetést kell kapnia, amely a munkavállaló fájljába kerülhet. Érdemes megjegyezni, hogy minden szóbeli figyelmeztetést a tény figyelembevételével kell dokumentálni, ideértve a figyelmeztetés időpontját és dátumát is, és ezeket be kell írni a munkavállalói fájlba, hogy ne legyenek zavarok abban, hogy a munkavállalót figyelmeztették-e vagy sem egy bizonyos probléma.
Reprimand levél felhasználása
Jó ötlet, hogy mind az írásbeli figyelmeztetés, mind a munkavállalói fegyelmi levél sablonjait keressük, mielőtt szükségük lenne rá. Ezeket személyre szabják a vállalat számára, és fel kell készülniük, mielőtt ténylegesen felírnának egy alkalmazottat. Minden figyelmeztető vagy fegyelmi értesítést kapó alkalmazottnak ugyanazt a formanyomtatványt kell kitöltenie, amely kitölti a dokumentált konkrét probléma szempontjából releváns információkat. Ez biztosítja, hogy minden alkalmazottat tisztességesen és egyenlően kezeljünk.
Mindig töltsön ki minden üresen egy előre nyomtatott figyelmeztető űrlapot.Ha valami nem vonatkozik, akkor írhat "N / A" -ot, így egyértelmű, hogy nem volt alkalmazható, és hogy nem tévedt meg az űrlap kitöltésekor. Ha egy levelet használsz egy sablon használatával, akkor nem kell ezt megtenned, de még mindig írd meg alaposan a levelet, amennyire csak lehetséges. Ezen lépések meghozatala megvédheti Önt, ha későbbi jogi problémák merülnek fel. Ezért mindig használjon hivatalos nyelvet, és kerülje a rövidítés vagy a zsargon használatát.
Míg egy sablonnal kell dolgoznunk, a rablás levélben használt konkrét hangnak a jogsértés súlyosságától függően változnia kell. Ha például a munkavállaló néhányszor késik, egyszerűen összpontosíthat a viselkedés kijavítására, és pozitívabb hangot adhat, hogy ösztönözze őt arra, hogy időben megjelenjen. Ha egy alkalmazott átkozott egy ügyfélnél, akkor talán sokkal komolyabb hangot szeretne, ami a lehetséges büntetésekre összpontosít, ha újra meghibásodik.
Adja meg személyesen a levelet a munkavállalónak, nem pedig e-mailben, és nem csak a munkavállaló asztalára hagyva. Ön dönthet úgy, hogy tanúja jelen van, vagy nem, de ne kezelje nyilvánosan az ügyet a többi személy előtt. Ez nehéz és kényelmetlen lehet, de fontos. Valójában előnyös lehet a munkavállalóval beszélni a helyzetről, hiszen úgy véli, hogy a levél többé-kevésbé szigorúan hangzik, mint amennyit szándékoztak, és még a jelenléte is segíthet hangsúlyozni a hangot, amit a levélben szándékozol venni. Lehet, hogy lágyíthatja a levél csapását, ha pozitív visszajelzést ad a munkavállalónak, de soha ne tegye meg, ha zavart okoz a kiadott figyelmeztetés súlyosságával kapcsolatban.
Mindig kapjon aláírást a munkavállalótól, amíg jelen van. Ha nem hajlandó aláírni, kérje meg, hogy írjon alá egy levelet, amelyben jelzi, hogy nem hajlandó aláírni a figyelmeztetést. Tartsa az aláírt példányt a munkavállaló rekordjához. Ha a munkavállaló levélben írta alá, hogy megtagadja a figyelmeztetés aláírását, ezt a levélre vágja. Is adjon másolatot az alkalmazottnak a nyilvántartásaihoz.
Munkavállalói feljegyzési példa
Az írásbeli figyelmeztető levélnek meg kell kezdődnie az alapvető alakiságokkal, mint például a tárgy, a dátum, az idő, a neve, a munkakör, a munkavállaló neve és a munkakör címe, valamint a másolatot kapó más személyek neve. Előfordulhat, hogy a cég logóját a formanyomtatvány tetején kívánja feltüntetni, de ez nem kötelező.
Ha van munkavállalói kézikönyve, először meg kell állapítania, hogy melyik része volt a vállalati irányelvnek. A konkrét irányelveket kiírhatja, vagy egyszerűen csak hivatkozhat a kézikönyv megfelelő szakaszára. Ha nincs kézikönyv, akkor egyszerűen írjon rövid összefoglalót az alkalmazandó vállalati szabályokról.
Tartalmazza azt is, hogy ez az első vagy utolsó figyelmeztetés, és ha ez súlyos hiba, vegye figyelembe ezt is. A figyelmeztetésnek rendelkeznie kell egy időkerettel, ami azt jelenti, hogy ha elegendő idő van, a figyelmeztetés eltávolításra kerül a munkavállaló rekordjából, és nem számít előzetes figyelmeztetésnek. Más szóval, egy korábbi írásos figyelmeztetés a gyengeségről nem számíthat a munkavállaló ellen, ha három évvel később elkezd jönni. A levélnek azonban továbbra is a munkavállaló személyi állományában kell maradnia. Általánosságban elmondható, hogy az első figyelmeztetésnek hat hónapig kell tartania, a súlyos bűncselekménynek nyolc hónapig kell tartania, és egy utolsó figyelmeztetésnek egy évig kell tartania, de ez változhat a vállalat politikája szerint.
Ezután írja le pontosan, mi történt a lehető legrészletesebben, beleértve az összes érintett személy dátumát, idejét és nevét. Ne tartalmazzon szubjektív részleteket, mint például azt, hogy a munkavállaló egy másik alkalmazottnak jelent. Ehelyett pontosan meg kell határozni, hogy mit jelentett a munkavállaló, amit értelmezhetőnek tekinthet. Választhat, hogy az események leírását, az események leírását és az események tanúinak leírását írja le, ha ezek a számlák eltérőek. Ha előre nyomtatott űrlapot használ, és nincs elegendő hely az összes vonatkozó részlet írásához, akkor OK, ha szükséges, csatlakoztasson egy második papírt.
Annak érdekében, hogy a munkavállaló javulhasson, kövesse a részleteket arról, hogy mi történt a munkavállaló magatartásának megváltoztatásával, és hogy milyen hamar meg kell változtatnia. Kövesse ezt a részleteket, és részletesen tájékoztassa arról, hogy milyen következményekkel járhat, ha nem javítja meg a viselkedését. Ne feledje, hogy az írásbeli figyelmeztetés nem fegyelmi intézkedés, ezért győződjön meg róla, hogy a probléma folytatása esetén milyen fegyelmi intézkedések történnek. Végül, írja alá és írja le a levelet, mutassa be azt a munkavállalónak, és kérje meg őt és az értekezlet tanúit, hogy aláírják és dátumozzák.
