Üzleti levél írásakor a "Figyelem" sor segítségével segíthet a megfelelő címzettnek a levelezésben. A "Figyelem" sor használata megfelelő, ha levelet küld egy teljes osztálynak, vagy ha van a címe, de nem annak a személynek a neve, aki a levelet megkapja. Ha egy adott személy neve van, akkor nem kell "Figyelem" sort használni.
A "Figyelem" vonal használata egy üzleti levélben
Kezdje el üzleti levelét saját címének beírásával. Ugrás egy sort és írja be a dátumot. Ugrás egy másik sort.
Írja be annak a cégnek az általános címét, amelyhez a levelet elküldi. Ez a belső cím.
Ugrás egy sort, és írja be a "Figyelem" sort. Használhatja a nagybetűket vagy a nagybetűket és a kisbetűket. A "Figyelem" helyett inkább "ATTN" vagy "Attn." Kövesse ezt a részleg címével. Ha egy adott személyhez fordul, nincs szükség "Figyelem" sorra. Ehelyett használja a személy nevét a belső cím első soraként. Különböző vélemények vannak arról, hogy a „Figyelmeztetés” után a kettőspontot használják-e, de könyvükben, az „Essentials of Business Communication” című könyvében, Mary Ellen Guffey és Richard Almonte szerint a vastagbél opcionális.
Íme két példa arra, hogy egy "Figyelem" sor megjelenhet:
FIGYELMEZTETÉS AZ EMBERI ERŐFORRÁSOK FELHASZNÁLÓJA
vagy
Figyelem: Humán erőforrás menedzser
Ugrás egy sort, és írja be az üdvözlést, majd a levél testét.
A "Figyelem" sor használata a levelezési címkén vagy borítékon
Írja be vagy írja először a "Figyelem" sort. Bár az üzleti levél belső címének formátumától eltér, ez az USA Postal Service által előnyben részesített formátum.
Kövesse ezt a cég címét, amelyhez a levelezést irányítja. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a lakosztály vagy a padló számát, ha ismeri őket, valamint az utcai címet, a várost, az államot és a irányítószámot.
A levél elküldése előtt ellenőrizze a cím pontosságát.
tippek
-
Néhány stylist úgy véli, hogy az üzleti levélben a "Figyelem" sor nem szükséges. Általában csak akkor használja azt, ha úgy gondolja, hogy a levelezésnek nehézségekbe ütközhet a címzett megkeresése.
