A faxolással összehasonlítva az e-mailezés kényelmesebb módja az információk egy pontról a másikra történő beszerzésére.De még nem szabad, hogy fokozatosan szüntesse meg a faxkészüléket, mint alapvető irodai eszközt. Persze, van egy alkalmi elakadt gép, elfoglalt jel és hiányzó oldal, de a faxkészülékeket érdemes használni és előnyei vannak: nagyobb dokumentumokat lehet elküldeni, néhány ember professzionálisabb üzleti kommunikáció formájában látja őket, és a faxokon aláírt aláírások jogosak.
Írja be a fax címzettjének és küldőjének nevét a fax borítólap To és From részébe.
Írja be a telefon- és faxszámokat a megfelelő fax- és telefonszámba. területeken. Ez akkor hasznos, ha a címzettnek vissza kell hívnia vagy faxolni.
Adja meg a faxban szereplő oldalak teljes számát, a fedőlapot is a teljes számban. oldalak száma vagy a fedőlap szekciószáma. Ez azt jelzi a címzettnek, hogy hány oldalt várnak a faxon.
A fedőlap RE részében írja be a fax célját leíró 1-3 szót. Adjon meg hivatkozási számot, ha van ilyen.
Töltse ki a megfelelő mezőt, vagy írja be a megfelelő szó leírást, amely jelzi a fax sürgősségét vagy a címzett válaszát.
A legtöbb faxon válaszleírók szerepelnek, például: Felülvizsgálatra (nincs szükség szükséges műveletre), Kérjük, kommentáljon (szükséges válasz), Sürgős (azonnal kezelje), Bizalmas (csak bizonyos szemekre), vagy Kérem, válaszoljon (válasz szükséges).
Írja be azokat a további megjegyzéseket vagy utasításokat, amelyeket a címzettnek el kell olvasnia, vagy tudnia kell a fax borítólap üres alsó részében (Megjegyzések).
A fax átnézése után, és ellenőrizze, hogy a fedőlap összes vonatkozó része teljes-e, helyezze be a fax küldésének dátumát a lap tetején.
tippek
-
Nyomtasson egyértelműen és olvashatóan, hogy a fedőlap olvasható legyen.
Használjon kék vagy fekete tintát abban az esetben, ha a fedőlapot beolvassa vagy fénymásolja.
Figyelem
Ne küldjön bizalmas információkat faxon. Nem lehet tudni, hogy ki van a másik végén.
