Nincs szükség zöld irodára, hogy időt, energiát és erőforrásokat takarítson meg az üzleti kommunikációban. Győződjön meg róla, hogy két ember ugyanazt az üzenetet kapja a leghatékonyabban úgy, hogy mindkettőt ugyanabban az üzleti levélben kapja meg.
Ha két címzettje van
Képzeld el, hogy van egy interjú az álmai munkádért. Amikor belépsz a bérbeadó vezetői irodájába, felfedezed, hogy az interjú két vezetővel van, nem pedig egyvel. A két vezetőnek csak egy interjú utáni köszönetlevél kezelése sokkal könnyebb, mint két különálló levél létrehozása. Ebben az esetben mind a vezetők, mind a vezetők ugyanazt az üzenetet kapják - amit érdekel a munka, és értékeljük az idejüket. Egy másik esetben érdemes üzleti levelet küldeni két embernek, akik különböző helyeken vannak, és ez teljesen elfogadható, és még előnyösebb, ha azonos üzenetet szeretne közvetíteni mindkét címzettnek.
A formátum
Az üzleti levél két embernek való formátuma ugyanaz, mint egy személy számára. A felső sornak tartalmaznia kell a dátumot, majd két sor van a név és a visszatérő cím. Ugrás egy másik két sort, és egy sort használjon a címzett nevére és címére, az utcai címre és a lakosztály számára, majd a város, az állam és a ZIP. Ha újabb személyt ad meg, kezdje el a második címzett adatait két sorban az első címzetttől. Mindig ellenőrizze az egyes címzettek helyesírási, cím- és levelezési címét - ha kell, kérdezze meg a recepciót a helyes információkért. Számos vállalkozás rendelkezik olyan speciális levelezési címekkel, amelyek eltérhetnek a cég fizikai helyétől.
A helyes rend
Amikor két személynek üzleti levelet ír, kövesse ugyanazt a protokollt az üzleti bevezetésekhez. A címzettek listázása egyszerű, ha a vezérigazgatóhoz és egy osztályvezetőhöz írunk: a vezérigazgató nevét és levelezési címét először a szervezeti hierarchia alapján kell felsorolni. Ha nem ismeri a megfelelő pozíciókat, listázza a neveket ábécé sorrendben, a személy vezetéknevével.
Az üdvözlés
Az üzleti levél írása formális hangot igényel, például "Kedves Mr. Smith" vagy "Kedves Ms. Jones". Ha két férfit írsz, használd a többes számú alakot, azaz az úrokat. Például kezdd el a levelet "Kedves Uram, Smith és Jackson." Nézze meg az írásjeleket is. A tisztelgés után a kettőspont formális, a vessző pedig informális. Természetesen, ha az első név alapján mindkét címzett, használd a "Kedves Sue és John" -et vesszővel.
Tisztelettel vagy szeretettel?
Az üzleti levél két ember számára történő lezárása attól is függhet, hogy milyen kapcsolat áll fenn mind az üzleti tevékenység típusával, mind annak típusával. "Üdvözlettel", "Tényleg", és még a "Tisztelettel" is professzionális módja annak, hogy bezárja a levelet, de a "Tisztelettel" széles körben elfogadott, mint szabványos és megfelelő zárás. A közös katonai lezárás „Nagyon tiszteletteljesen”, de ha egy interjúk utáni köszönetlevél írása: „Köszönöm a figyelmet,” hozzáteszi, hogy egy szép tapintás.
