Az üzleti levelek írása nehézkes lehet. Leülsz le, hogy leállíts egy gyors levelet és bumm, megdöbbentél az üdvözlésben. Az egy személynek történő írásnak elég problémája van, ha nem ismeri a személy nevét vagy nemét. Néhány ember hozzáadásakor a kérdések szaporodnak. Hány embert írsz? Két, három vagy egy tömeg? Ismeri őket név szerint? A közeli barátok vagy ismerősök? Szerencsére ezekre a helyzetekre vannak szabályok és iránymutatások.
Két vagy három írás
Ha két-háromra írsz, könnyű válasz: Egyszerűen írd ki a nevüket. Ha jól ismeri őket és első név szerint jár, akkor használhatja az első nevüket, mint például a "Kedves Will, Kiersten és Pat."
Ha nem ismeri őket jól, vagy nem biztos benne, hogy a nevek megfelelőek lennének-e, használjon több formalitást: „Kedves Uram, Ms. Thompson és Ms. Crump.” Általánosságban elmondható, hogy nem leszel hibás, mert túl formális, de a szemöldök emelkedik, ha túlságosan informális.
Írás egy csoportba
Ha több mint három embernek írsz, a nevek kiírása nehézkesnek tűnik. Az emberek hajlamosak érezni, hogy csak egy hosszú lista. Jobb, ha olyan csoportfogalmat használ, mint a "Kedves csapat" vagy "Kedves Kollégák". Vicces, hogy egy csoport nevének megfogalmazása érezheti magát a tömegnek, de a „Kedves csapat” úgy érzi, mintha a csoporthoz tartoznának; részei a csapatnak. „Kedves Kollégák” - mondja, hogy érdemesnek tartják, hogy kolléga legyenek, egyenlő és értékelt résztvevők.
Ne használja azonban a „Kedves Kollégák” -ot, amikor olyan embernek írsz, aki magas rangú. Technikailag ők a felsővezetők, nem a kollégák. De ha a csapatban is vannak, akkor a "Kedves Csapat" jól működik.
Névnevek megadása
Írjon az embereknek név szerint, ha lehetséges. Például, ha több ember írt neked egy témáról, és vissza szeretne írni, akkor keresse meg és használja a nevüket. Ha munkát kér, vagy olyan helyzetben van, ahol valakit szeretne lenyűgözni, a nevük megismerése azt mutatja, hogy további erőfeszítéseket tesznek a munkájában is, ha bérelnek. Ismersz valakit a cégnél, aki megtudhatja, hogy a személyzet milyen személyzetet foglalkoztatott?
Egy másik ötlet az, hogy menjen a szervezet honlapjára, és nézze meg, hogy szerepel-e a tanszék igazgatója vagy vezetője. Ha ez az egyetlen név, amit lát, akkor a levelet a következőképpen teheti: "Kedves Mr. Burns és kollégák" vagy "Kedves Mr. Burns és a kiválasztási bizottság tagjai." Ha nem talál konkrét neveket, akkor a „Kedves tagjai a kiválasztási bizottságnak” írása csak finom lesz. Amíg meg tudná írni, "Kedves Választási Bizottság", "hozzátéve" a "tagok" hozzáteszi, hogy egy különleges érzést ad neki. A "tagok" elismeri, hogy Ön egyének, nem pedig egy nagy névtelen bizottság.
Hozzáférés a nemhez
John, Maryann, Wayne és Daisy nevű névvel könnyű megmondani a nemüket. Más nevek is kitalálhatnak, mint Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew és Alex. Néha a helyesírásuk elhagyja őket. Például Adrian általában férfi, míg Adrienne egy nő. De a nevek nem felelnek meg a közös helyesírási szabályoknak, így ha nem tudod, ne gondolj.
Ha valaki tudja, hogy ismeri az adott személyt, akkor lehet, hogy megtudhatja. Ellenőrizze a webhelyet is, hogy megnézze-e, hogy az adott személyről van-e szó, és az úgynevezett személy. A név általános keresése interneten is adhat választ. Ha mindez nem felel meg a nemi kérdésnek, akkor elfogadható, hogy "Kedves Chris Trainor" -ot írjunk.
Kinek vagy nem
Míg a "Melyik aggodalomra ad okot" hangzik és nagyon formális, mégis elfogadott üdvözlés, ha nem használsz nyomot, akire írsz.
Másrészt, "Tisztelt Uraim" elavult. Ez egy nyelvtani csapda, ami a napok múlva marad, amikor a vállalkozások férfiak voltak. "Tisztelt Uraim" ma nem helyénvaló, ha egy levelet nagyon jól fogadhat egy nő. "Tisztelt uraim vagy asszonyok" legalább elismeri, hogy egy nő lehet egy fogadó, de még mindig régimódi. Először is, senki sem szól, mint uram vagy asszony, kivéve talán a komornyik vagy a sofőr. Ha nem rendelkezik névvel, és nincs ötlete a nemükről, próbáljon ki másképp, mint például az "Üdvözlet" vagy a "Hello". Ezek a barátságosak és nemek megfelelőek.
Manners anyag az e-mailben, túlságosan
Minden formában, kivéve a hivatalos eseteket, elfogadható e-mail levél küldése a levél elküldése helyett. Sok állásajánlat egy e-mail válaszra utal. Az e-mail egy nyugodtabb kommunikációs forma, de mint egy borító levélben, a nyelvtan és az etikett szabályai továbbra is érvényesek. A hibák és a helyesírások észre fognak venni, és megítélni fogja őket.
Ugyanezek az iránymutatások érvényesek két vagy három ember vagy egy csoport írásakor. E-mail küldése során azonban fontos, hogy az e-mail címeket a "bcc" mezőbe helyezze a "To" mező helyett. Sokan nem akarják, hogy e-mail címük nyilvános legyen, különösen akkor, ha olyan egyszerű, hogy e-mailt mindenki elérhetőségével egyszerű látványban továbbítson. "bcc", amely a "vakszén másolat" kifejezésre utal, azt jelenti, hogy láthatja a címet, de a többi címzett nem.
