Gyakran az üzleti életben fontos cégközleményt kell küldeni egy embercsoportnak, tájékoztatva őket a vállalati irányelvek és eljárások változásairól vagy módosításáról. Ha ezek az emberek egy hivatalos csoportba tartoznak, számos lehetőség van a levél címzésére.
Egy csoport címzése egy levélben
Használja a csoport hivatalos kijelölt nevét, ha a csoportot hivatalosan megszervezi és elismeri a név. Ha a csoport például az amerikai forradalom leányai, akkor tökéletesen helyes a levelet a csoportnak a „Kedves lányaink az amerikai forradalomnak” címével címezni. Ez a legmegfelelőbb módja annak, hogy a levélben szereplő információkat elismerjük. Ugyanakkor kétséges, hogy maga a levél is megoszlik-e a csoport egészével, hanem tisztviselőivel és vezetőivel.
Az is elfogadható, hogy a csoportot címükkel címezzük, a "Kedves" elnevezéssel. Elkezdhet egy levelet a „Minden fiókkezelőhöz” vagy „Éjszakai műszakvezetőknek”.
Ha a csoport olyan személy, akinek címét és nevét nem ismerjük, helyénvaló az „Üdvözlettel foglalkozó” üdvözlet használata. Míg ez a kifejezés azt feltételezi, hogy az egyén számára készült, az megfelelő, ha egy csoportot címezünk. Ez az üdvözlés, bár helyes és helyénvaló, nem rendelkezik olyan jogosultsággal, amely egy fontos levélnek a megfelelő kapcsolattartó nevével és címével való címzésével jön létre.
Egy üzleti feljegyzés „To” mezőjében használjon olyan egyszerű megnevezést, mint a „Distribution”, vagy akár „See Distribution”, különösen, ha a levél belső. Az elosztási listán szereplő összes személy nevét a levélben teljes egészében közzé kell tenni, általában a lábléc részének részeként. Ezt a listát alfabetikus vagy szervezeti hierarchiával lehet rendezni, a rangidős rangsorban először a felsővezetők nevét, majd minden alárendelt betűrendes jegyzéket.
Sorolja fel az érintett felek nevét, címét és címét, ha a csoport kicsi, és nem kapcsolódik egyetlen társasághoz sem. Ez a módszer a levél címzettjeinek kényelmét szolgálja, akiknek egy közleményben minden fél számára hasznos tájékoztató útmutatót kapnak.
