A projekt vagy a nagy beszerzés jóváhagyásának kérése idegveszélyes és frusztráló lehet. A megfelelő megfogalmazással és hozzáállással azonban nagyobb valószínűséggel jutsz el a szükséges előrelépéshez. A kutatás szintén kulcsfontosságú: pontosan tudnia kell, hogy mit kell, tudni fogja, hogy milyen hatással lesz a vállalatra, és meg tudja magyarázni, hogy a főnök tudja. Egy konkrét és jól megírt kérelem levél messzire vezethet az ötlet vagy a projekt valósággá tételéhez.
A javaslat kutatása
A jóváhagyási folyamat első lépése az, amire szükség van. Ha új vállalati járművet szeretne, pontosan vizsgálja meg, hogy milyen járművet szeretne, mennyit fog fizetni, és hogyan illeszkedik a vállalat igényeihez. Ne adjon általános nyilatkozatot arról, hogy mit szeretne jóváhagyni. A levél címzettje nagyobb valószínűséggel dönt az Ön javára, ha a levelében egyértelmű, hogy erőfeszítéseket tett, hogy kitaláljuk, mi a legjobb a vállalat számára. Ennél is fontosabb, minél konkrétabb vagy, annál valószínűbb, hogy kényelmesen megadja Önnek a projekt vagy vásárlás jóváhagyását, mert pontosan tudja, hogy mit fog tenni a jóváhagyás után.
Formázza helyesen a levelet
Kezdje a főnököm nevét és címét (például Smith alelnök). Ha véletlenül nem tudod, hogy ki fogja olvasni a levelet, akkor írd be a levelet a személy címére (például "Tisztelt biztos úr"). A személyre szabás azonban fontos, így a lehető legjobban megtudhatja a személy nevét és helyes címét. Ezt gyakran megtalálhatja a szervezet honlapján, vagy felveszi a telefont, és megkérdezi a személy nevét.
Ezután mutassa be a jóváhagyásra váró vásárlást vagy javaslatot. Próbáld meg ezt a levél első mondatában tenni. Ez lehetővé teszi az olvasó számára, hogy világos képet kapjon arról, amit azonnal javasol, és adja meg a szöveg többi részét. Ez azt is lehetővé teszi, hogy tudja, hogy pontosan tudja, mit akar.
Példa:
Kedves felügyelő Cunningham,
A Castle Rock High School menetelő zenekarának szüksége van új egyenruhákra.
Adjon részletes példákat
Ezután magyarázza el, hogy miért kell tennie az Ön által javasolt intézkedést. Még ha nyilvánvalónak tűnik, hogy miért van szükség a vásárlásra, magyarázza meg részletesen az indoklást. Ha a levél címzettje nem látja a levélben javasolt cselekvés jó okát, akkor ez nem fog sikerülni. Ehhez csak néhány mondatot kell tennie.
Példa:
1992-ben utoljára egyenruhát vásároltunk, és a jelenlegi kollekció nagyon kopott és kopott.
Folytassa az összes olyan ok felsorolását, amelyek miatt a javaslat előnyös lenne a vállalat számára.Arról van szó, hogy mit fog tenni a vállalat számára, nem arról, hogy miért gondolod személyesen a javaslatot.
Példa:
A menetelő zenekar felvonulásokat, labdarúgó játékokat és más közösségi összejöveteleket képvisel. Az új egyenruhák sokkal pozitívabb fényt adnának iskolánknak.
Mostanra évente több ezer dollárt kell fizetnünk, hogy megőrizzük régi egyenruháinkat. Az újabbak megszüntetnék ezeket a díjakat.
Az új, modern egyenruhák jelentősen növelnék az egész zenekar morálját, ami általában magasabb besorolást eredményez minden tagtagnak.
Értékes információk készítése
Írja be a levelét a nevével, e-mail címével és telefonszámával, és hívja fel az olvasót, hogy kapcsolatba lépjen veled a levélre vagy a javaslatra vonatkozó bármilyen kérdéssel. Adott esetben vegye figyelembe azt a dátumot is, amelyet remélhet, hogy válaszol a kérésére. Ha befejezte a levelet, akkor nem lehet hosszabb, mint egy oldal, kivéve, ha nagyon jó oka van arra, hogy folytassa a második oldalt (például egy nagyon bonyolult javaslatot, amely hosszadalmas magyarázatot igényel, vagy egy hosszú listát, hogy miért kell a kérés hasznos lenne).
Példa:
Ha bármilyen kérdése van, szívesen találkozunk veled bármikor.
Köszönöm,
Ben Warren, igazgató, [email protected] 555-1234
Végső tippek
Mindig tiszteletteljes és formális módon írjon. Például: "Nagyszerű lenne a cég számára, ha néhány új nyomtatót vásárolhatnánk", írj valamit: "Ha a vállalat öt új nyomtatót vásárolna, akkor előnyös lenne a Corp. példának, mert …" Ha még nem szükséges, fontolja meg a levél nyomtatását és kézbesítését, ahelyett, hogy e-mailt küldene a címzettnek. Megmutatja, hogy tényleg érdekli a javaslatot, és valószínűbbé teszi, hogy emlékszik rá, hogy időben reagáljon a levélre.
Ne feledje, hogy egy jól megírt jóváhagyási levél nem adhat meg semmit - a címzett dönthet úgy, hogy maga a javaslat a probléma. Ebben az esetben teljesen új ötletet kell készítenie, vagy időzíteni kell, amíg meg nem próbálja újra.
