Üzleti levél írása valakinek, akit nem tud, általában nehezebb, mint egy levél írása valakinek, akivel már ismeri. A levél formátumának azonban továbbra is profinak kell lennie, és be kell tartania az üzleti kommunikációs etikett megfelelő szabványait. Egy üzleti levél megkezdése előtt győződjön meg róla, hogy tudja, hogyan kell helyesen megírni a címzett nevét, és meg kell adnia a személy megfelelő címét és cégcímét.
Indítsa el a levelet a megfelelő üzleti bemutatással egy ismeretlen személy számára, mint például "Kedves Mr. Smith" vagy "Kedves Ms. Johnson", a személy saját vezetéknevével. Ha a levelet egy nőnek címezzük, akinek a családi állapota ismeretlen, akkor használja a "Ms." előtagot. Ha a levél formálisabb, vesszővel zárja be a bevezetést egy kettősponttal.
Ismertesse magát a címzettnek, mivel még nem találkozott. Magyarázd el, miért írsz a levél első bekezdésében.Professzionális hangon közvetítse a vizsgálat célját és azt, hogy mit kér a címzetttől.
Írja be a betűt üzleti megfelelő formátumban. Használjon olyan bekezdéseket, amelyek az oldal oldalára balra vannak öblítve, és kerüljék a bekezdés bevágását. Minden egyes bekezdés után adjon meg egy mezőt. Végezzük el a levelet egy megfelelő üzleti aláírással, mint például "Üdvözlettel" vagy "Üdvözlettel".
Használjon szakmai és objektív hangot a levélben. Maradjon elfogulatlan és barátságos, miközben tiszteletet ad. Tartalmazzon egy köszönetet az időért.
