A szokásos üzletmenet során egy cég vagy ügyvédi iroda több száz levelet küldhet ügyfeleinek, leendő ügyfeleinek, szállítóinak vagy különböző kormányzati szerveinek. A vezetők és a szakemberek számára rövid idő alatt nem mindig lehetséges, hogy a feladó személyesen írja alá a dokumentumot, miután egy személy vagy titkár előkészíti azt. Ezért van egy általánosan elfogadott jogi egyezmény, amelynek értelmében egy harmadik fél aláírja az aláírást.
Egyszerű levelezés
Elég gyakori, hogy valaki készít egy üzleti levelet a feladó rövid utasításával. Például egy ügyvédi iroda több különböző ügyfelet küldhet egy egyszerű levél több példányát, például egy hívás iránti kérelmet. Ha a feladónak nincs lehetősége arra, hogy személyesen aláírja azt, és a levélben feltüntetett levél elengedhetetlen, a felhatalmazott alkalmazott vagy asszisztens aláírhatja a feladó nevét. A jogi egyezménynek tartalmaznia kell a "p.p." kezdőbetűket, amelyek a latin kifejezést jelentik: "per procurationem", ami azt jelenti, hogy "gondoskodni valamiről", a munkavállaló aláírása előtt. A levelezés megszerzése azt jelenti, hogy valaki más nevében írja alá; a formanyomtatványokhoz használt közös alternatíva az aláírási bélyeg használata.
Módszerek és eljárás
Elfogadható a "p.p." saját aláírása előtt, a feladó nyomtatott neve felett. Vagy elhelyezheti a feladó nevét a saját aláírása felett, amelyet először a "p.p." A következetesség érdekében és a félreértések megakadályozása érdekében egy szakmai vagy üzleti iroda egy szabványos eljárást határoz meg a levelek aláírására egy másik fél nevében.
Meghatalmazás
A törvény azt is előírja, hogy az egyénnek meghatalmazással kell rendelkeznie valaki más nevében. A meghatalmazás lehetővé teszi, hogy a hiányzó vagy cselekvőképtelen személy jogi vagy pénzügyi tevékenységet folytasson egy megbízható relatív vagy jogi képviselő segítségével. A megfelelő módszer, ha Ön meghatalmazással rendelkezik, hogy aláírja a főkötelezett nevét, majd a saját nevét, azt megelőzően, hogy a "hatalom", vagy a főkötelezett aláírása alatt, a "power vagy a kezdőbetűk, POA az aláírás után, például Joe Smith, Mary Jones, meghatalmazás. Bizonyos helyzetekben a közjegyző által hitelesített és aláírt meghatalmazási formanyomtatványt kell csatolni az aláírandó szerződéshez, űrlaphoz vagy levélhez.
A szülők és a gondviselők
Az állami törvények általában előírják, hogy a kiskorúak nem köthetők jogilag kötelező erejű szerződésekre, néhány kivételtől eltekintve. Abban az esetben, ha egy szerződés egy kiskorúat érint, mint például bankszámla megnyitása vagy fotós modellkiadás elkészítése, a szülő vagy a törvényes gondviselő kötelezhető a kiskorú nevében történő aláírásra. Ezekben az esetekben a szülő vagy a gondviselő az „aláírásért és nevében” kifejezést követi, amelyet a kiskorú neve követ. A dokumentum a kiskorú nyomtatott vagy aláírt nevét is igényelheti külön aláírási soron.
