Számos oka van annak, hogy a munkavállalónak bizonyítékot kell kérnie, amellyel dolgozik. Általában ez azért van, mert valaki - például egy bérbeadó - megerősítést kér arról, hogy a munkavállalónak munkája és állandó jövedelme van. A vízum megszerzéséhez külföldi munkavállalóknak szüksége lehet egy ellenőrző levélre. A levél írása nem bonyolult, mindaddig, amíg óvatosan nem ad el semmilyen bizalmas információt.
Sablonok és űrlapok
Ellenőrizze, hogy a humánerőforrás-osztály rendelkezik-e szabványosított sablonnal az ellenőrző levelekhez. Ez egy általános gyakorlat, különösen a nagyobb cégeknél. A sablon gyorsabbá teszi az író befejezését, és a HR-nek nem kell aggódnia, hogy valami rosszat mond. Ha a levél célja, hogy a munkavállalót valamilyen kormányzati juttatásra minősítse, az érintett ügynökségnek szabványosított formája lehet. A munkavállaló feladata, hogy a formanyomtatványt behozza, majd kitölti.
Tartsa meg a formális formát
Az ellenőrző levél nem barátságos, és nem kreatív írás. Tiszta üzlet, ezért küldje el a céges fejlécén, szabványos üzleti formában. Jelentkezzen úgy, mint bármely más üzleti levél. A "Foglalkoztatási ellenőrzés Jane Doe számára" témakör - lehetővé teszi a címzett számára a témát. A szöveg az, ahol elmondja a címzettnek, hogy Jane Doe valóban az Ön számára dolgozik, és mi a fizetése, ha szükséges. A bevándorlásra való írásban szükség lehet arra is, hogy részleteket adjon arról, hogy mennyi ideig dolgozott az Ön számára és milyen munkakörülményei vannak.
Követi a szabályokat
Ne csak a rendelkezésre álló sablonokról érdeklődjön a HR osztályon, hanem minden olyan eljárást, amelyet követnie kell. Lehet, hogy céges szabály, például, hogy valaki munkavállalói információk küldését megelőzően a munkavállaló írásban engedélyezi. A levelet a csupasz tényekre korlátozza: Ha a levél nem kér fizetési információkat, ne adjon meg semmit. Kerülje el az alkalmazottak személyiségét vagy teljesítményét, akik visszajönhetnek, hogy megharapjanak.
Megfigyelhető dolgok
Ellenőrző betűk hangzik rutinszerűen, de fontos döntések - az alkalmazottja kap egy lakást vagy egy biztosítási kötvényt? - Lehet, hogy ezeken a helyeken lehet. Ne csak dobja ki a választ: vegye fel a vállalati nyilvántartásaiból a tényeket a foglalkoztatási időpontokról vagy fizetésekről, mielőtt azokat papírra helyezné. (A levél elküldése előtt, vagy ha a személyzet ezt megteszi, ellenőrizze a levelet. Ha a munkavállaló fizetése 60 000 dollár, akkor $ 50,000-t meghibásodhat.
