A szerződés aláírása után az üzleti levelezés nem áll le; lehet, hogy több további alkalom van arra, hogy levélben megvitassák az ügyet. Például, ha szerződést kötött egy egyetemmel, mint egy hivatali pálya professzora, akkor több további levelezést kap, amelyek a szerződésedre utalnak, például amikor az előnyök kezdődnek, és sok más olyan kérdés, amelyet el kell kezdened munka. Felügyelőként gyakran előfordulhat, hogy olyan leveleket kell írni, amelyek az eredeti szerződést idézik oly módon, hogy emlékeztesse a munkavállalót vagy az ügyfelet arra, hogy hol találja meg az információt.
Mondja el a címzettnek, mit kell tudnia, majd felhívja a figyelmet a szerződésre vagy a szerződés területére, amely tartalmazza az alapvető információkat. Például: "Az Ön előnyei a kezdeti dátumot követő két héttel kezdődnek, amint az a szerződés 2. oldalán található 5a. Sorban szerepel." A szerződés idézéséhez nincs szükség hivatalos idézési stílusra, például az American Psychological Association (APA) stílusra; csak a vonatkozó szerződésre és az oldalszámra hivatkozzon.
Fontolja meg, hogy szükség van-e a szerződés szakaszainak idézésére, ahelyett, hogy csak a hivatkozásra hivatkozna. Ha a szerződés hosszú vagy nagyon összetett, meg kell adnia a megfelelő részt, majd meg kell magyaráznia, hogy melyik oldalszámot és szekciószámot tartalmazza az információ.
Mondja el a címzettnek, hogy örömmel adja meg a szerződés másik példányát, ha elveszítette a másolatát. Adja meg a kapcsolattartási adatait, például az e-mail címét vagy telefonszámát, ha kérdése van, vagy további szerződést kíván kérni.
