Az értekezlet jegyzőkönyvei az ülés legfontosabb pontjait foglalják össze. A találkozó célja egy csoport összehívása és döntése. Az ülés jegyzőkönyvének végső célja e logikai sorrendben az, hogy pontosan összefoglalja az ülésen hozott döntéseket. Az ülés jegyzőkönyvei jegyzetek formájában készülnek, majd a későbbiekben teljes hosszában íródnak le. A folyamat egy kicsit könnyebbé tétele érdekében kérje meg az ülés vezetőit, hogy napirendet vagy összefoglalót találjanak az eseményekről. Készítsen egy vázlatot a találkozó napirendjére vonatkozó találkozó jegyzeteiről.
A szükséges elemek
-
Valami írni
-
Számítógép (opcionális)
Ügyeljen a vita során hozott döntésekre. Győződjön meg róla, hogy a végső döntéssel kapcsolatos minden információt feljegyez.
Használja azt az időt, amikor az emberek megvitatják a döntést, hogy jegyzeteket készítsenek a legfontosabb kérdésekről, amelyek úgy tűnik, hogy részt vesznek a vitafórumban. Ne aggódj, hogy ki mondta.
Olvassa végig a jegyzeteket, és jelölje ki azokat a pontokat, amelyek a legmegfelelőbbek a tagok számára. Menj vissza, és nézd át a jegyzeteket, hogy bármilyen releváns információt említettél, amely a csoport vezetési aspektusára vonatkozik. A vita fontos érintővé válhat, mint például a papírmunka vagy a jogi aggályok. Szétválasztja ezt az információt és küldje el a csoportvezetőknek.
Összefoglalja az önkéntesek és más leányvállalatok számára szükséges pontokat. Írjunk egy bullet-hegyes listát az összes feladatról, amelyet a beszélgetés során hozott döntés alapján kell kitölteni. Ha például úgy dönt, hogy egy másik projekthez szükséges források hiányának enyhítése érdekében adománygyűjtőt kell szervezni, vegye figyelembe, hogy az önkéntesekre lesz szükség az alapkezelés megtervezéséhez, önkéntesek felvételéhez, hirdetéshez stb.
Használja az értekezlet jegyzőkönyvének összefoglalóját a tagok és a hírlevelek számára.
Készítsen szabványos formátumot az ülés jegyzőkönyvére a szokásos eljárások alapján. Mentse el őket, mivel a benne található információk később hasznosak lehetnek. A csoport később hasonló helyzetbe kerülhet, például amikor az eredeti adománygyűjtő szervezői már nem tartoznak a szervezethez. Az új tagok használhatják az értekezlet jegyzőkönyveit, hogy megoldást találjanak az új problémákra.
Mindegyik bejegyzéssel feltétlenül jegyezze fel az ülés időpontját és időpontját, valamint az ülés céljának összefoglalását.
Írja be az értekezlet jegyzőkönyveit egy-három mondatból álló rövid mondatokban, úgyhogy olvassa az újságcikket. Ez megkönnyíti az értekezlet alapjainak megértését az olvasók számára.
