A pontos jegyzőkönyvek összeállítása segít abban, hogy a résztvevők összpontosítsanak a hozzárendelt feladatokra, csökkentsék a hibás kommunikációt és javítsák a későbbi találkozók hatékonyságát. A világos és átfogó ülés jegyzőkönyvének előnyei azt jelentik, hogy minden olyan vállalkozás tulajdonosa, ügyvezetője vagy más vezetője, aki rendszeresen tart találkozókat, iránymutatásokat kell készítenie a jegyzőkönyv elfogadására. Ezeknek az iránymutatásoknak ki kell terjedniük arra, hogy mi történik az ülés előtt, alatt és után.
A találkozó előtt
Határozza meg, hogy ki veszi a jegyzőkönyvet
Míg a látszólag alárendelt feladat, az ülések jegyzőkönyveinek felvétele jelentős figyelmet igényel a részletekre. Ennek eredményeképpen a jegyzőnek minimálisan részt kell vennie az ülésen. Ez lehetővé teszi az energia nagy részét a találkozó lényeges pontjainak rögzítésére.
tippek
-
A vállalkozások gyakran alkalmaznak ügyvezető asszisztenseket vagy recepciót, hogy perceket vegyenek igénybe, mivel ezek a munkatársak gyakran nem vesznek részt aktívan az ülésen.
Használjon szabványosított űrlapot
Hozzon létre saját, szabványos találkozó perc formátumot az ülés során. A szabványosítás segít abban, hogy a pillanatfelvevő tudhassa, hová tegye az információt, és segít a résztvevőknek a dokumentum későbbi olvasásában. Az alapvető információnak tartalmaznia kell:
- A résztvevők listája.
- Dátum.
- A megvitatandó témák listája.
- Az egyes témákban elfogadott cselekvési terv.
- Azok a személyek, akik az ilyen cselekvések végrehajtásáért felelősek.
A találkozó során
Töltse ki az alapvető információkat
Mielőtt az ülés hivatalosan megkezdődik, töltse ki az alapvető információkat, például a résztvevők és a dátumot. Ez megakadályozza a felesleges időveszteséget a tényleges ülés során.
Csak fontos információk rögzítése
Az értekezlet jegyzőkönyvei nem írhatnak át egy teljes ülést. Éppen ellenkezőleg, a jegyzőkönyvek fontos feladatokat és utasításokat rögzítenek egyszerűsített formában. Így olyan adatokat kell rögzítenie, mint a feladatok átruházása, az esedékesség határideje, az e feladatokhoz rendeltek, és minden egyéb, látszólag releváns információ. Az ülések jegyzőkönyvei nem tartalmazhatnak általános vitákat vagy tangenciális információkat.
Kérjen pontosítást
A jegyzőkönyvnek pontosan tükröznie kell az ülés lényeges pontjait. Kérjen pontosítást, ha az ülésen megvitatott információk nem világosak. Soha ne találd ki, vagy kockáztathatsz pontatlan információkat vagy mulasztásokat. Ha tisztázást kér, mindig kövesse a találkozási protokollokat. Egyes találkozók informális megközelítést alkalmaznak, míg mások elfogadják a strukturált Robert szabályzatát.
Lásd a múlt perceket
Az általad lefordított percek a múlt értekezlet percekre vonatkozhatnak. Ez megköveteli, hogy az előző találkozó jegyzőkönyveit az új találkozóhoz hozza, hogy az információk könnyen hozzáférhetők legyenek minden résztvevő számára.
A találkozó után
Felülvizsgálati jegyzőkönyv
Ellenőrizze az ülés jegyzőkönyveit a nyomdai hibák vagy a nem világos mondatok esetében. Javítsa ki ezeket a percek véglegesítése előtt. A hibák esetleg zavart okozhatnak a fontos feladatok tekintetében.
Küldés a résztvevőknek
Küldje el az ülés jegyzőkönyvét az ülés résztvevőinek jóváhagyásra. Ez lehetőséget ad a résztvevőknek arra, hogy kérdéseket tegyenek fel, vagy hibákat javítsanak. Ha bármilyen változás történt, értesítse az összes résztvevőt.
Véglegesítés és fájl
Miután az összes résztvevő jóváhagyta a perceket, írja alá a percdokumentumot az aláírás melletti jóváhagyási dátummal. Ezután a perceket a számítógépen vagy egy mappában más találkozási percekkel töltse le. Tartsuk össze az összes értekezlet jegyzőkönyvet, ami lehetővé teszi a könnyebb szállítást a jövőbeli találkozókra, és központi helyet biztosít, ha bárki igénybe veszi a dokumentumokat.
