Míg a levél tartalma fontos, a megfelelő formátum használata üzleti levélben professzionális hangot ad a levelezéshez. A megfelelően formázott levél megmutatja a feladó szakmai hozzáértését és az üzleti gyakorlatok ismeretét. Ha az üzleti levélben két aláírás van, a feladónak lehetősége van az aláírási sor formázására.
Az aláírás vonal formázása
Az üzleti levél aláírási blokkja tartalmazza az aláíró nevét, címét és irodáját. A küldõk két aláírási blokkot helyezhetnek egymás mellé vagy a másik alá. A blokk négy vagy öt sort kezd a bal szélén levő betű zárása alatt. Amikor az aláírási blokkokat egymás mellett formázza, kezdje el az elsőt a bal margón és a második blokkot a dokumentum közepén. Az alternatív stílus használatakor kezdje el az első blokkot a bal szélen, és a második aláírást blokkolja az első alatt. Minden feladó aláírja az aláírási blokk fölötti levelet.
