A munkavállalói tanúsítványok megújításának nyomon követési rendszere nemcsak az időben történő megújításokhoz szükséges, ami szükséges lehet egy adott munka folytatásához, hanem a béremelésekkel és promóciókkal kapcsolatos döntések meghozatalához is. A legtöbb esetben az elektronikus követés hatékonyabb, mint egy csekkfájl használata vagy a naptárban a megújítási dátumok írása. Bár az elektronikus opciók tartalmazhatnak speciális ütemezési szoftvert, akkor saját rendszerét is létrehozhatja a naptár opcióval az irodai hatékonysági szoftverekben, például a Microsoft Outlookban vagy a Google Naptárban.
Ütemezés dátumok feladatként
Adjon meg két dátumot minden egyes tanúsítványra - és minden alkalmazottra -, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megújulás időben beindul. Ennek legegyszerűbb módja az, hogy a feladat opciót használva feladatokat hozhat létre minden dátumra. Ez a lehetőség mind a Microsoft Outlook, mind a Google Naptárban elérhető. Állítsa be az első feladat dátumát egy héttel a tényleges megújítási dátum előtt. Ez az az időpont, amikor a munkavállalónak meg kell kezdenie a megújítási információk összegyűjtését és az űrlapok kitöltését. A második feladat megadásához adja meg az adatok benyújtásának dátumát. Mindkét esetben a feladatok a nap megfelelő napján jelennek meg.
Emlékezz magadra
A Microsoft Outlook-nak van egy emlékeztető lehetősége, amelyet a megújítási dátumra vonatkozó információk új feladatba történő bevitele után állíthat be. Helyezzen be egy pipát az emlékeztető mezőbe, és válassza ki azt a dátumot és időt, amelyen az emlékeztető hangja lejátszódik. Bár a Google Naptár feladatai nem rendelkeznek automatikus emlékeztető rendszerrel, a dátum szerint rendezheti a feladatokat és nyomtathat napi feladatok listát a Műveletek menüből.
