Egy egyházi adatbázis alapinformációkat nyújt a gyülekezet minden tagjáról a számítógép egérének egy kattintásával. Elmúltak a papír címjegyzékek napjai, a titkársági csirke karcolások és áthidalások, ahogy a családok fejlődnek és áthelyeznek. Egy adatbázissal minden rendezett és aktuális marad, lehetővé téve, hogy az egyházi családon belül megosszák az elérhetőségi információkat.
Gyűjtsük össze az egyházhoz látogatók mindenkori elérhetőségeit. Ezt úgy tehetjük meg, hogy egy űrlapot küldünk a gyülekezetnek, hogy töltsön ki egy szolgáltatást, vagy e-mail listserv segítségével, vagy lehetővé teszi e-mail válasz vagy linkelés egy online űrlaphoz, például a SurveyMonkey.com-hoz.
Minden család számára győződjön meg róla, hogy megkapja a nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét. Lehet, hogy a születésnapokat, a születésnapot és az egyes gyerekekre vonatkozó információkat, például az életkorot és a különleges érdekeket is be szeretné vonni.
Közölje az egyházi adatbázis célját minden egyén számára. Kérdezze meg az emberek engedélyét, mielőtt nyilvános fájlba helyezné őket, és ha nem kívánják megosztani az információikat, vagy a "privát" fájlt, vagy nem jegyezzük be őket.
Indítsa el az Excel táblázatot. Az első oszlopnak a családtagok nevét kell tartalmaznia, majd egy második oszlopot kell megadnia az otthoni címhez. A harmadik oszlopban szerepelnie kell egy telefonszámnak, a negyedik oszlopnak egy e-mail címet kell tartalmaznia, és egy utolsó oszlop tartalmazhat minden olyan megjegyzést vagy aggodalmat, amelyet a lelkipásztori személyzetnek tudnia kell.
Ezt a Microsoft Word, Open Office vagy bármely más programban is létrehozhatja, amely lehetővé teszi, hogy nyomtatható, mégis elektronikusan hasznos fájlt készítsen, amely a számítógépen tárolható vagy lemezre menthető.
Mentse el a fájlt az összes információ bevitele után. Ezt az adatbázist valahol meg kell őrizni, ahol könnyen hozzáférhető azok számára, akik rendszeresen használják őket (például az egyházi személyzetet), de nem azoknak, akiknek nincs szüksége az információkra. Vegyük figyelembe a megosztott merevlemezre, vagy a jelszót, hogy megvédjük a snoopert.
Fontolja meg az egyházak számára tervezett adatbázis-program megvásárlását, mint például a Servant Keeper. Ebben az esetben Excel-táblázata egyszerűen tervezet lenne. Írja be újra az utolsó, szervezett információt az adatbázis program kijelölt mezőibe. Mentsd el a munkádat.
A szükséges elemek
-
Számítógép internet-hozzáféréssel
-
Kapcsolattartási információk az összes gyülekező számára, akiket be szeretnének venni
-
Titkár vagy adatrögzítő önkéntes
-
A táblázatkezelő program, például a Microsoft Excel
-
Adatbázis szoftver (opcionális)
tippek
-
Tartsa bizalmasan a bizalmas információkat. Tisztelje a gyülekezet adatvédelmét. A pontosság érdekében ellenőrizze a nevek helyesírását és a telefonszámok számjegyeit.
Figyelem
Ha problémája van az adatbázis-szoftverrel, vagy úgy gondolja, hogy megsérül, ne próbálja meg "javítani". Lehet törölni értékes fájlokat. Ehelyett használja a szoftverhez mellékelt ügyfélszolgálati számot.
