A folyamat-térképezés hatékony módja az információk összegyűjtésének annak meghatározására, hogy a szálloda hogyan működik. Segíthet a szálloda menedzsment személyzetének megérteni a vendég tapasztalatait, valamint a munkavállalói tapasztalatokat, és feltárhatja a hatástalanságot és a fejlődési lehetőségeket. A folyamat térképek létrehozása is lehetővé teszi a menedzserek számára, hogy felfedezzék a folyamatok variációit, amikor a lépéseket a különböző egyének vagy csoportok eltérő módon, vagy eltérő körülmények között hajtják végre. Ismerje meg, hogy a szállodai folyamat-térképezés a látogatók és a munkavállalók elégedettségének javítása és a hulladékok csökkentése érdekében vezetési erőfeszítés részeként történik.
Létrehoz egy listát a szálloda főbb szolgáltatási területeiről, mint például a vendég bejelentkezése, a takarítás, a szobaszerviz, a személyzeti szolgáltatás és a bellhop szolgáltatás. Ne feledje, hogy a belső területeket, például a személyzetet és a bérszámfejtést is fel kell venni.
Sorolja fel az egyes területeken részt vevő egyéneket vagy csoportokat. Például a háztartás nemcsak a háztartási személyzetet, hanem a recepció személyzetét és a telefonszolgáltatókat is magában foglalja, akik kezelik a takarítást.
Konzultáljon az egyes szolgáltatási területeken résztvevőkkel, hogy információt szerezzenek a folyamatukról. Előfordulhat, hogy mindegyiküket egy fókuszcsoporthoz szeretné hozni, vagy a különböző személyeket vagy csoportokat külön-külön meghallgathatja. Ügyeljen arra, hogy tisztázza, hogy a cél az, hogy megértsük és javítsuk a folyamatokat, ne azonosítsuk a fegyelem vagy a hibakeresési lehetőségeket, és hogy fontos, hogy a folyamat minden változata és kivétele legyen meghatározva.
Hajtsa végre a következő lépéseket minden egyes folyamathoz, amelyet meg szeretne térképezni.
Írja le a folyamat leírását, beleértve a kezdeti és a végpontokat is.Például, ha érdekli a vendégek bejelentkezési folyamata, a leírás lehet: "A bejelentkezési folyamat akkor kezdődik, amikor a vendég megérkezik a szállodába, magában foglalja a helyiség hozzárendelését és a fizetést, és akkor ér véget, amikor a vendég belép a szobájába.”
Indítsa el a folyamat térképét azáltal, hogy a dokumentum bal felső sarkában lévő kezdőpontot és a dokumentum jobb alsó sarkában lévő végpontot helyezi el. Ezek általában lekerekített téglalap alakúak.
Adjon hozzá további lépéseket egy téglalap alakú és rövid címkével ellátott címkével. A bejelentkezéshez a lépések magukban foglalhatják az "ügyfélszolgálati megközelítést" és a "Személyzet tagja kulcs és szobaszámot biztosít."
Jelölje meg a döntési pontokat gyémánt formában. Például a recepció személyzete másképp tehet, attól függően, hogy a foglalás során a vendég hitelkártyaszámot adott-e, vagy még nem nyújtott be fizetési adatokat.
Csatlakoztassa az egymást követő lépéseket egy nyíl segítségével, amely azt mutatja, hogy milyen irányban halad a folyamat. Egy döntési pontnál legalább két nyíl vezet a lépésből a lehetséges következő lépésekhez. Győződjön meg róla, hogy minden nyíl jelöli, hogy melyik döntést hozza meg a következő lépéshez.
Kérje meg a folyamat résztvevőit, hogy vizsgálják felül a folyamat térképét, és tegyenek meg minden szükséges módosítást a hibák vagy hiányzó lépések orvoslásához.
