A vállalkozások és szervezetek attól függnek, hogy a kommunikációs vonalak nyitottak-e, és a különböző részek és részlegek között megbízhatóak maradnak. Anélkül, hogy hatékonyan tudnánk kommunikálni, a vállalati funkciók gyorsan szétesnek. Ugyanakkor mindenki, aki egyszerre kommunikál saját útján, káoszhoz vezet. Itt jönnek létre a munkahelyi protokollok.
Meghatározott protokollok
Egyszerűen mondva, a protokollok olyan belső szabályok, amelyeket a szervezet tagjai kötelesek követni és használni. Annak biztosításával, hogy a célzott tevékenységeket a protokollok kezelik, a szervezet minden szinten biztosítja a következetességet és a megfelelőséget. A hátrány azonban az, hogy túl sok protokoll vezet redundanciához, bürokráciához, és ami még rosszabb, szükségtelen késedelmekhez vezet. Ez egy olyan szervezet ellen működik, amely éles és rugalmas. A megfelelőség és a reagálás közötti egyensúly megteremtése.
Elektronikus kommunikáció
Annak érdekében, hogy az ugyanabban a szervezetben élő emberek kezelése során kihívást jelenthessen, az elektronikus és számítógépes módszerek bonyolították a problémát. Az elektronikus kommunikáció sebessége gyakran problémákat eredményez gyorsabban és tovább terjed, ha hibákat hajtanak végre. Az intelligens telefonok, az e-mailek, az azonnali üzenetküldés és a számítógépes fájlok csak a kommunikáció szélsőséges növekedését eredményezik.
Írott kommunikáció
Írásbeli üzenetek, a legmodernebb üzleti kommunikációs módszerek, a szervezetek könnyen szabványosíthatók, így helyesen és helyesen prioritást kaphatnak. Ez a különböző fontossági szintek különböző módszereinek kiválasztásával történik. Az e-mailek, jegyzetek és alapvető üzenetek a napi kommunikációhoz használhatók. A vállalati levélpapírok memorandumai és levelei hivatalos formában jelen vannak. Tartsa meg a szakpolitikai megbeszélésekre és fontos döntéshozatali erőfeszítésekre vonatkozó dokumentumokat és jelentéseket.
Elektronikus üzenetek
Az e-mailek, az azonnali üzenetküldés és az internet problémája az, hogy a szervezetek nagyon gyorsan elveszítik az üzenet és a közönség ellenőrzését. A szervezeteket jól szolgálja az elektronikus kommunikáció kockázataival és veszélyeivel foglalkozó személyzet rendszeres képzése, ezeknek az eszközöknek a napi, rendszeres kommunikációra és képzésre való felkészítése, hogy megértsék, hogyan kell rendszeresen tisztítani a régi kommunikációkat, és csak fontos információkat tartani. Túl gyakran használják ezeket az eszközöket ostoba vagy személyes üzenetküldéshez. Az eredmények a kínostól a komolyig terjedhetnek, ha ezeket a fájlokat később jogorvoslatokban vagy jogi ügyekben feltámasztják.
Írási szabályok
A protokollok részeként a szervezetek is biztosítják, hogy minden kommunikáció tisztán felhasználható szabályokat alkalmazzon. Ez azt jelenti, hogy a személyzet megérti, hogyan kell megfelelően írásban kommunikálni. A professzionális írások nem tartoznak a gyors, technikailag rövidített szövegekhez, mint például a LOL, a WTB, a WU, az LTR stb. A személyzetnek meg kell értenie, hogy megfelelő nyelven kell kommunikálniuk, ami a helyesíráshoz és a nyelvtanhoz kapcsolódó prémiumot jelent.
Verbális kommunikáció
A verbális kommunikáció protokolljait az írott dokumentumokhoz hasonló módon lehet megvalósítani. A szóbeli találkozóknak, beleértve az alkalmi beszélgetéseket, a hivatalos találkozókat, a hierarchikus találkozókat és a döntéshozatali / döntéshozatali kölcsönhatásokat, szinten kell lennie. Ezeknek a kapcsolati eseményeknek mindegyikének meg kell értenie, hogy hogyan kommunikálhat, milyen hosszú ideig és hogyan kell feldolgozni a reakciókat és döntéseket. Ennek elmulasztása egy vállalkozásban gyakran ad hoc kölcsönhatást eredményez, amely, bár kis csoportokban kényelmes, kezd problémákat okozni, mivel a szervezetek növekednek.
