A feladatok pénzszétválasztása taktika a munkavállalók véletlen és szándékos pénzvesztésének kockázatának csökkentésére. Az a személy, akinek leginkább pénzét lopja el, egy hosszú távú munkavállaló olyan munkakörnyezetben, amely nem rendelkezik feladatok elkülönítésével. A feladatok készpénz-szétválasztása a leggyakoribb a nagyobb vállalatoknál, de a kisvállalkozások is részesülhetnek a feladatok minimális szétválasztásában, vagy ha a menedzser alaposan felügyeli és felülvizsgálja a készpénzes vámokat. A készpénzügyekben a feladatok megfelelő elkülönítése engedélyezésre, felügyeletre, felvételre és egyeztetésre van szükség.
meghatalmazás
Az engedélyezés az első lépés a felügyeleti láncban. Csak egy személy jogosult feladatot ellátni. Például egy személy leveleket és csekket fogadhat, de nem őrizheti meg az őrizetben lévő ellenőrzéseket, rögzítheti azokat, vagy összeegyeztetheti a főkönyvet, amelyen az ellenőrzéseket beírták. Emellett engedélyezhet vagy készíthet betéteket, de nem mehet a bankba a pénz befizetésére. Néha egy kisebb vállalkozásnál a csekket engedélyező személy csak akkor tud összeegyeztetni azt, ha egy másik alkalmazott vagy igazgató letette és rögzítette.
Őrizet
Az őrizet időtartama a kötelességtől függ. Például a nyolc órás eltolódás pénzét kezelő pénztáros a legtöbb esetben nem egyeztetheti össze saját készpénzes fiókját. Elfogadható lenne számolni és rögzíteni a nap végi összesített összegét, de a felsővezetőnek össze kell egyeztetnie az összeget, hogy ellenőrizze a készpénzt a bevételek ellen. Ez biztosítja, hogy az összes pénzt elszámolják, és egyik sem hiányzik.
Felvétel
A felvétel a készpénzbevétel, amely megköveteli, hogy a menedzser vagy a munkavállaló fizikailag vagy elektronikusan készítsen készpénzösszeget a társaság könyvelési könyveiben. Ez a készpénzes vám biztosítja a pénz nyomon követését. Az előző példánkban a pénztárgépet összeegyeztető menedzsernek egy másik menedzsert kell kapnia, hogy rögzítse a készpénzt a betétre vagy a készpénzre. Ha több ember kezeli a készpénzt, elengedhetetlen a feladatok elkülönítése a felügyeleti lánc egészén.
Egyeztetés
A megbékélés az utolsó lépés a készpénzbevételek és a felügyeleti lánc elkülönítésében. Biztosítja, hogy mindenki, aki a pénzt kezelte, a készpénzt, a csekket vagy a betéteket helyesen elszámolta. Amikor a vezető vagy a munkavállaló összeegyezteti a napi vagy heti készpénzösszegeket, lehetőséget ad a vállalkozás számára, hogy elsajátítsa a számviteli hibákat, vagy felfedezze a lehetséges belső lopásokat. Az üzletnek mindig egy másik személynek kell összeegyeztetnie, mint az, aki megkapta, kezeli vagy rögzítette a pénzt.
