A szervezeti felépítést a Lamar Egyetem határozza meg a „feladat- és jelentéstételi kapcsolatok formális rendszerének, amely ellenőrzi, koordinálja és motiválja a munkavállalókat, hogy együttműködjenek egy szervezet céljainak elérése érdekében.” Az irodai adminisztráció különböző üzleti struktúrákat használhat az üzleti típus alapján Az irodai adminisztrációban használt struktúráknak előnyei és hátrányai vannak, értékelje irodáját, és határozza meg, hogy melyik struktúra a legjobban megfelel az Ön igényeinek.
Funkcionális struktúra
A funkcionális struktúra a hasonló pozíciókat, készségeket és feladatokat ellátó embereket különböző csoportokba helyezi. A közös funkcionális struktúra egy ügyfélszolgálati hívóközpont. Minden személy ugyanazt a feladatot végzi, ugyanazt a berendezést használja, és közös célja az ügyfelek problémáinak kezelése. Ennek a szerkezetnek az előnye, hogy könnyen kommunikálható egy adott csoporthoz, a döntések gyorsan meghozhatók, a képzés és a fejlesztés pedig hatékonyabb, mivel mindenki egyszerre tanul ugyanezt. Ennek a szerkezetnek a hátránya, hogy korlátozza a személyzet sokféleségét, és a változó igények kielégítése nehezebb.
Osztályszerkezet
Az osztályszerkezetek szélesebb körűek, mint a funkcionális struktúrák. A funkcionális struktúra az azonos feladattal rendelkező emberek csoportján alapul, míg a megosztott struktúrák egy nagyobb vállalat alosztályai. Például, ha egy vállalat különböző márkákat birtokol, akkor egy márkát saját részlegnek lehet tekinteni, és rendelkezik saját HR-csapattal, marketingcsapattal, PR-vel és ügyvezető csoporttal az üzletág felett. Ez lehetővé teszi a termékek és szolgáltatások minőségének javítását, testreszabott menedzsmentet, a csapatmunka növelését és a gyors döntéshozatalt. Ez a szerkezet azonban magas működési költségeket igényel, nem támogatja a divíziók közötti kommunikációt és növeli a konfliktusokat.
Lapos szerkezet
Az irodai ügyintézés lapos szerkezete magában foglalja az adminisztrációt és a csapattagokat a döntéshozatal, az ötletbörze és a visszajelzés folyamataiban. Egy lapos szervezetnek az adminisztratív szintek tekintetében korlátozott szintű hierarchiája van. Ez a struktúra ösztönzi a nyílt kommunikációt, és magában foglalja a demokratikus és delegatív adminisztrációs stílusokat.
Magas szerkezet
A magas szervezeti struktúrának több szintje van az adminisztratív vezetésnek. Egy magas szervezet megakadályozza, hogy a hivatal tagjai lépjenek kapcsolatba az adminisztrációval. A visszajelzéseket nem ösztönzik, és a dolgozóktól elvárható, hogy minden bizonnyal kövessék a közigazgatás utasításait. A magas szervezeti irodai struktúrákban általánosan hiteles adminisztratív stílust alkalmaznak, és gyakran a bűnüldözésben és a katonai fegyverekben láthatók.
