A megőrzési levél értékes eszköz lehet egy olyan szervezet számára, amely éves díjat számít fel. Ez a levél megmentheti az ügyfelet, emlékeztetve őket a tagság megújítására. Hatékony megőrzési levelet készíthet néhány egyszerű lépés követésével. A professzionalizmus maximalizálja az ügyfél megtartásának esélyeit.
Kezdje a formalitásokat. Írja be a „Tisztelt képviselő nevét”. A tag nevének használata általános név helyett személyes levélnek tűnik.
Nyissa meg a levél okát. Írja be: „Aggódom, hogy nem kaptuk meg a tagság megújítását.”
Írjon egy bekezdést, amely emlékezteti a személyt az előnyökre. Például: „Szervezetünk tagjaként lehetőséged van arra, hogy javítsd az életed minőségét a közösségünkben.” Tartsd ezt a bekezdést mintegy három nagy értékesítési pontra. Ez megtartja az olvasót.
Végezze el a levelet. Mondja el a személynek, hogy lépjen kapcsolatba veled, ha bármilyen kérdése van a tagsággal vagy bármilyen más kérdéssel kapcsolatban. Tartalmazza telefonszámát. Zárja be a levelet „Tisztelettel”, és nyomtassa ki.
