Harvey MacKay író és író egyszer azt mondta: „Ha nem tervezed, akkor azt tervezed, hogy kudarcot vall.” Sehol igaz ez, mint a projektmenedzsmentben. A sikeres projektvezetőnek képesnek kell lennie sok golyó zsonglőrésére, miközben foglalkozik egy sokszínű embercsoporttal, és a stratégiai tervezés, az értékelés és a mérés mindezek középpontjában áll. Ha aprólékos tervet készít, egyértelműen kommunikál a csapata számára, és az út mentén mérheti a haladást, a sikeres projekt elérési útja szinte biztos.
Határozza meg céljait. Mielőtt elkezdené bármilyen projekt vezetését, szorosan együtt kell működnie az ügyféllel annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ugyanazon az oldalon van, amikor a végső eredményből elvárható, és hogy az ügyfél elvárásai ésszerűek. Létrehoz egy olyan projektdefiníciós dokumentumot, amely egy áttekintő áttekintést ad, meghatározza a megegyezés szerinti célkitűzéseket, és magában foglalja a projekt hatókörét, minden feltételezést és kockázatot, hogyan tervezi megközelíteni a projektet, milyen szervezeti egységei végül a projekten dolgoznak, és a becsült költségek és időtartam becslések. Ne kezdje meg a projektet a szponzorok vagy ügyfelek és a legfontosabb érdekeltek által aláírt dokumentum nélkül.
Tervezzen, tervezzen és tervezzen még többet. Jack Gido és James Clements, a „Sikeres projektmenedzsment” szerzői azt mondják, hogy „A projekt megkezdése előtti, átgondolt terv kidolgozásához szükséges idő kritikus fontosságú bármely projekt sikeres megvalósításához”. úgy, hogy a projektet kisebb vödörsorokba bontja, azonosítva a feladatokat. Tartalmazzon világos mérföldköveket a tervezésben, amely segít megbecsülni, hogy a projekt előrehaladtával halad-e vagy sem. Tartalmazza azokat a költségeket, amelyeket minden egyes lépésnél felmerül, és minden feladatra becsült emberórát.
Szereljen össze egy csapatot, hogy dolgozzon a projekten, a tervezési folyamat során azonosított emberórák és készségek alapján. Világosan közölje a projekt általános céljait, céljait, hatókörét és költségvetését, valamint az egyes szerepeket. Győződjön meg róla, hogy minden csapat tagja rendelkezik a költségvetéssel és a forrásokkal ahhoz, hogy a munkát elvégezze. A RACI-táblázatokat szükség szerint használja, hogy egyértelmű legyen, ki van felelős vagy felelős az egyes mérföldkövekért, valamint hogy ki a résztvevők, és ki kell tájékozódnia az előrehaladásról.
Hozzon létre egy menetrendet a rendszeres kommunikációhoz a csapattal. Hosszú távú projektek esetében havonta elegendő lehet egy hivatalos csapatmegbeszélés, amely hetente egyszer mozog a projekt előrehaladtával. A projekt legutóbbi heteiben előfordulhat, hogy napi megbeszélésekre van szükség. Mindenki számára hozzáférhető legyen, hogy válaszoljon a kérdésekre.
Mérje meg a projekt előrehaladását gyakran. Az Ön feladata, hogy a projektet időben, a költségvetésben és az érdekeltek elvárásai szerint fejezze be. Sok projekt azonban a költségvetés megrázkódtatásából és terjedelméből ered. Jason Westland, a Method123 projektmenedzsment cég szerzője és vezérigazgatója azt mondja, hogy a projekt költségvetésének a projekt élettartamának kell lennie, amelyet folyamatosan a csapat és a kulcsfontosságú érdekeltek körében felülvizsgál a projekt teljes időtartama alatt. Ha rendszeresen értékeli az előrehaladást, és hatékonyan kommunikál a csapatával, akkor előre meg kell tudnia azonosítani a költségvetéssel és hatókörrel kapcsolatos problémákat, és tegye meg a szükséges korrekciókat.
