Mivel a vállalkozások az ügyfelekkel, az eladóval és a munkavállalókkal dolgoznak, számos pénzügyi tranzakciót végeznek. Néhány tranzakció készpénzátutalással jár. Más tranzakciók a készpénz átutalásának ígéretét foglalják magukban. Ezek a tranzakciók a társaság jövőbeli pénzügyi beszámolójának alapját képezik. Minden tranzakció belső vagy külső tranzakciónak minősíthető. A belső tranzakciók az üzleti erőforrásokat használják, és nem tartalmaznak külső entitásokat. A vállalatok által tapasztalt tranzakciók nagy része a külső ügyletek kategóriájába tartozik.
Számviteli tranzakciók
A számviteli tranzakciók befolyásolják a vállalat pénzügyi helyzetét, és a pénzügyi nyilvántartásokban szerepelnie kell. A számviteli osztály minden egyes tranzakciót rögzíti a pénzügyi nyilvántartásban, miután megkapta a tranzakció bekövetkezésének ismeretét. A könyvelő különféle dokumentumokat kap az egyes tranzakciókkal kapcsolatos információk közléséhez. Ezek a dokumentumok magukban foglalják az ügyfélszámlákat, a szállító számlázási nyilatkozatait vagy a munkavállalói költségjelentéseket. A könyvelő a dokumentum adatait használja a dollár összegének és az egyes tranzakciók megfelelő számláinak megadásához.
Külső egység
A külső tranzakciók közé tartozik a vállalat és a vállalaton kívüli szervezet közötti kölcsönhatás. A külső szervezetek üzleti kapcsolatban állnak a társasággal az e kapcsolatból származó előnyök alapján. Ezek a szervezetek termékeket vagy szolgáltatásokat nyújthatnak a vállalatnak. Vagy termékeket vagy szolgáltatásokat kaphatnak a cégtől. Például, a közüzemi társaság, aki villamos energiát nyújt, egy irodai termék szállító, aki tollakat szállít, és egy olyan ügyfelet, aki árut vásárol, külső entitásoknak minősül.
Külső tranzakciók
A külső tranzakció bármely olyan tranzakcióra vonatkozik, amely a vállalat és egy külső egység között történik. Minden tranzakció erőforrás-átadással jár. Ezek az erőforrások közé tartoznak a termékek, szolgáltatások vagy készpénz. Az érintett szervezetek meghatározzák, hogy milyen erőforrást kell kínálniuk, és milyen erőforrást szeretnének kapni. A vállalat és a külső egység egy erőforrást cserél egy másikra a tranzakcióban. Minden vállalat rögzíti a csere pénzügyi nyilvántartásában.
Példák
A vállalkozások mindennapi működésük során számos külső tranzakciót tapasztalnak. Ide tartoznak a termékek értékesítése az ügyfeleknek, fizető alkalmazottak, pénzeszközök felvétele a banktól, vagy beszállítói beszerzés. Az ügyfelek, a munkavállalók, a bankok és a szállítók a vállalattól elkülönült szervezeteket képviselik. Az egyes szervezetekkel végzett tranzakciók külső tranzakciókat képviselnek. Minden tranzakció mindkét fél számára előnyöket nyújt.
