Gyakran az üzleti életben szükségünk van egy olyan levélre, amely egy nagyobb jelentést tartalmaz, amelyet postai úton, különleges kézbesítésben vagy akár e-mailben küldhetünk el. A hivatalos levéllevélnek nagyon konkrét célja van, és oly módon kell megírni, hogy bemutassa és leírja a tartalmat, megismételje a jelentés kiemelt témáját, valamint jelezze a következő lépéseket vagy intézkedéseket.
Jelentés fedőlapjának írása
Használjon vállalati levélpapírt, hogy jelentést készítsen a dokumentumhoz tartozó dokumentum fontosságáról. Még akkor is, ha helyhez kötött e-mailt használ, kezelje azt papíralapú levélként azzal, hogy az e-mail oldalon egy vállalati embléma képét tartalmazza.
Tartalmazza a napi dátumot, valamint a címadatokat, beleértve az első és utónevet, a címet, az üzleti nevet, az utca és a város címét, az irányítószámot. Használd a „Kedves” üdvözletet, amelyet egy hivatalos üdvözlés, például a Mr., Mrs. vagy Ms. rövidítések követnek, ha az egyén idegen vagy „Dear” a címzett első és / vagy vezetékneve, ha az egyén ismert.
Jelölje meg a levélben szereplő levél célját a következő szavak használatával: „Ez a levél tartalmazza a jelentés (neve) nevét a felülvizsgálathoz vagy megjegyzésekhez (vagy a kívánt művelethez). Ezzel a lehetőséggel röviden összefoglalhatja, hogy mit jelent a jelentés. Próbáld meg összefoglalni a jelentés célját a lehető leggyorsabban - legfeljebb egy vagy két mondatban.
Figyeljük meg a jelentés következtetéseit, miközben nem adjuk ki a jelentés lényegét. Azt szeretné, ha az olvasó elolvassa a tényleges jelentést, és nem csak a fedőlapot. A fedőlapnak meg kell ragadnia az olvasó étvágyát a végső jelentésben találhatóak iránt.
Legyen hivatalos következtetések vagy következő lépések, ahol megadhatja, hogy a címzett milyen műveleteket kíván elérni. Szeretné, hogy átadják a dokumentumot, vagy aláírják a dokumentumot, vagy összehangolják a nagyobb találkozókat, hogy bemutassák az eredményeket? Legyen nagyon konkrét a következő lépésekről, valamint a napról és a dátumról, ha időérzékeny akcióra van szükség.
Végezze el a borító levelet egy hivatalos jelzéssel, mint például a Cordially, Very really vagy Best regards. Adja meg a levél szerzőjének nevét és címét. Sorolja fel azon személyek nevét, akik megkapják a jelentés és a fedőlapot egy cc listában.
