Robert Kent, a Harvard Business School egykori dékánja, ezt mondta: "Az üzleti életben a kommunikáció minden." Gyakran úgynevezett puha készség, a kommunikáció alapvető kapcsolatot biztosít a szervezet minden alapvető funkciója között. Amikor a személyzet és az adminisztráció hatékonyan részt vesz az írásbeli és szóbeli kommunikáció minden formájában, a szervezet javítja jövedelmezőségét és hitelességét az üzleti közösségen belül.
A kommunikációs módszerek szabványosítása. A szervezeten belüli minden egyes személynek előnyös kommunikációs stílusa van: e-mail, hangposta, emlékeztetők, vállalati intranet vagy szemtől-szembe beszélgetések. Problémák merülnek fel, amikor a munkavállalók nagy mértékben támaszkodnak egy adott módszerre, például emlékeztetőre, és nem kerülnek közvetlenül a kollégákkal. Ha Ön vezető vagy felügyelő, egyértelműen jelezze az előnyben részesített kommunikációs módszert minden egyes alkalmazott számára.
Támogasson több szemtől-szembe kommunikációt. Az alkalmazottak tudatosan tudják elektronikusan, intraneten, faxon és hangposta útján elektronikusan közvetíteni a tényadatokat. De az emberi érzelmek kezelésében közvetlenebb megközelítést kell alkalmazniuk; például a promóciók, a levonások, a megtorlások, a véleménykülönbségek és a gratuláló üzenetek.
Gyakorolja az aktív hallgatást. Menj túl az egyén beszédének tartalmára. Hallgassa meg az egész személyt az arc-kifejezések, gesztusok és a testtartás változásainak gondos megfigyelésével. Hallgassa meg ítélet nélkül és tartózkodjon a megszakítástól. Megfelelő időközönként ismételje meg azt, amit Ön szerint hallott, és kérje meg a munkavállalót, hogy további magyarázatot kapjon.
A sokféleség tiszteletben tartása. A munkahely már nem homogén; a munkavállalók az életkor, a faj, az etnikai hovatartozás, a fizikai képességek és a szexuális irányultság különbségeit tükrözik. Vezetőként vagy felügyelőként tisztában kell lennie a különböző kommunikációs és munkatípusokkal. Például egyes ázsiai alkalmazottak nem biztosak a közvetlen szemkontaktusokkal. Ezekben az esetekben a szemtől-szembe kommunikáció kényelmetlen és stresszes lehet.
Növelje a munkavállalók részvételét az üléseken. Minden ülésen jelöljön ki egy másik közvetítőt; ez minden munkavállalónak lehetőséget biztosít arra, hogy javítsa vezetői és kommunikációs készségeit. Indítson el minden találkozót egy másik jégtörővel, és aktívan kérje meg a csendesebb alkalmazottak véleményét.
