Ha nagy mennyiségű információt kell összefoglalnia, akkor egy emlékeztető vagy levél hatékony módja annak. Sokan nehéznek találják az írást, és azt hiszik, hogy nem rendelkeznek a szókincsgel. De ahogy William Zinsser író tanár mondja, az írás csak papíron gondolkodik. Mindössze annyit kell tennie, hogy megszervezze gondolatait, kövesse a választott formátum stílusát, és használjon egyszerű és világos nyelvet.
Jelentés írása egy feljegyzésben
Írjon egy fejlécet. Emlékeztetéshez írja be a bal felső sarokban azt a szöveget, amelyiknek fel kell olvasnia az emlékeztetőt (például: Címzett: Minden alkalmazott), aki azt írta (From: Your Name), aki más megkapja (CC: Címzett neve) dátum (aktuális dátum) és mi a helyzet (Tárgy: Téma a címre.)
Ha ez egy levél, kezdje a dátumot és az üdvözlést, mint például: „Minden alkalmazottnak:”.
Fontolja meg a közönséget.Ha általános közönséghez ír, használjon nyelvet, amelyet mindenki meg fog érteni. Az új alkalmazottak talán még nem ismerik a cég zsargont, és az egyik osztály munkatársai nem érthetik meg a másik terminológiáját.
Készíts egy vázlatot. A gondolatok megszervezése lehetővé teszi az egyértelmű írás. Fontolja meg, mit szeretne hallani a közönség, és mit akarsz mondani nekik. Hangsúlyozzák a jelentés legfontosabb következtetéseit és azt, hogy mit jelent azok számára, akik az emlékeztetőt olvassák.
Kezdj egy erős megnyitó nyilatkozattal. Ismertesse a jelentést és annak következtetéseit. Például: "A legutóbbi termelékenységi tanulmányunk eredményeként több változást fogunk végezni az internethasználati irányelvekben."
Megmagyarázni. Jelölje ki a következtetést alátámasztó adatokat vagy megállapításokat. "A tanácsadók megállapították, hogy a munkavállalók napi két órát töltenek átlagosan az e-mailek ellenőrzése és a fantasy sportcsapatok kezelése során." Továbbá, az olvasók tudják, mikor történik a változás.
Mondja el az embereknek, hogy hol kaphatnak részletesebb információkat (ha szükséges). Például: "Ezt tovább tárgyaljuk heti pénteki munkatársainkon" vagy "A teljes jelentés PDF formátumban minden alkalmazott rendelkezésére áll." Ne írja alá a feljegyzést; a név az emlékeztető tetején található. Ha levelet ír, használja a nevét, a teljes nevét, vagy a teljes nevét és címét, a körülményektől és az Ön preferenciájától függően.
Írja át és vágja le a rendetlenséget. Olvassa újra a tervezetet, és távolítsa el a szükségtelen szavakat. Például: "A vállalati vélemény szerint a Scranton-irodának aktívan törekednie kell a nonproductivity-problémák csökkentésére a vállalati erőforrások nem munkahasználatának korlátozásával", átírható, mivel "A vállalat arra kérte tőlünk, hogy korlátozzuk a vállalati tulajdon személyes használatát. növeli termelékenységünket."
Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés. Megbízható kollégája ellenőrizze nyelvtanát és hangját; a rosszul írott mondatot úgy értelmezhetjük, ahogy soha nem szándékoztál. Futtassa a helyesírás-ellenőrzést, de legyen óvatos az automatikus szóváltási funkciókkal. Nem akarod, hogy a jelentésed "Indonézia" legyen, amikor az "Indiana" -ot jelentette.
