Ha van egy dolog, hogy a munkavállalók inkább úgy érzik, mint a találkozók, akkor a találkozó időpontja megváltozott, ami arra kényszerítette őket, hogy ennek megfelelően változtassanak menetrendjükben. Mégis, sokkal rosszabb, ha az alkalmazottai nem tájékozottak. Tartsa a munkavállalóit a hurokba egy emlékeztető írásával, amely figyelmezteti őket a változásra. Lehet, hogy nem szeretik az üzenetet, de értékelni fogják, hogy a memo - mint a belső kommunikáció legjobb formái - rövid és pont.
Írja be az emlékeztető információs címét. Öblítse ki balra és négy különálló, egymástól elválasztott vonalon, írja be a "Dátum", "To", "From" és "Subject". Mindegyiknek kettőspontot kell követnie. Az "From:" után írja be a nevét és címét.
Írjon be legfeljebb három, egyenként elhelyezett bekezdést az ülések időbeli változásáról, a bekezdések közötti kettős távolságról. Az első bekezdésben rámutathat a találkozó korábbi idejére és az ütemezett időre. Jelölje meg, hogy az ülés helyszíne megváltozott-e vagy maradt-e.
Ismertesse pozitívan az idő változásának okait. Az alkalmazottak megkérdőjelezhetik, hogy miért változott az ülés időpontja, de lehetséges a bizalmas szervezeti információk veszélyeztetése. Pozitívan kezelje a problémát, mondván: „Az ülés ideje megváltozott, hogy jobban megfeleljen mindazoknak, akiknek jelenléte szükséges az ülésen.”
Írj egy remek harmadik bekezdést. Például: „Köszönöm előre, hogy együttműködtek az ütemezés megváltoztatásával. Bízom benne, hogy látom Önt (az ülés időpontja és helye).
Írja be a kezdőbetűit a neved után a jelenlét és a hitelesség növelése érdekében. Nem kell aláírnia a feljegyzés alját, mert a nevét a címsor tetején nyomtatják.
Próba és szerkesztés a feljegyzés előtt, mielőtt terjesztené. Soha ne hagyja, hogy a munkavállaló hibát észleljen a kommunikációs anyagokban.
Tegye közzé a memo helyesen és a legjobb expozíciót. Ne feledje, hogy nem akarja, hogy a hiányzó alkalmazottak visszalépjenek a legendás irodai sorba: „Azt hiszem, nem kaptam meg az emlékeztetőt”. A hozzáadott „biztosítás” esetében készítsen egy példányt az emlékeztetőről minden alkalmazott számára, és tegye azt a postafiókjába vagy az asztalára.
