A legtöbb vezető számára az alkalmazottak fegyelmezését a leginkább kényelmetlen tapasztalatok képezik. A menedzserek felelőssége, hogy fegyelmi eljárási betűket írjanak, amelyek a munkavállalói fájlokban maradnak, hogy dokumentálják a munkavállaló jogsértését. Ezek a levelek két funkcióval rendelkeznek: értesíteni a munkavállalót arról, hogy mi fog történni vele a szabálysértés következtében, és állandó nyilvántartást vezetni a munkavállalói visszaélésről a fájljában.
Töltse be a nyomtatót vállalati levélpapírral. Ez a levél a munkavállaló hivatalos fájljának részévé válik, így be kell tartania a megfelelő protokollt.
Írja be a teljes dátumot. Ugrás egy sort, és írja be a munkavállaló nevét és cégcímét. Még ha nem is postázzátok a levelet, a megfelelő üzleti levélformátumot követve a szakmaiság benyomását kelti.
Kezdje a levelet a munkavállaló nevének beírásával, majd kettősponttal. Ugrás egy sort.
Indítsa el az első bekezdést azzal, hogy világosan jelzi a jogsértés jellegét. Tekintse meg cége munkatársai kézikönyvét, hogy a munkavállaló önmagára nézhesse a szabályt. Adjon meg konkrét részleteket a jogsértésről, például az esemény bekövetkezésének időpontjáról, és említsen meg minden más alkalmazottat, aki részt vett.Ezen információk egyértelmű megjelölése segít abban az esetben, ha a munkavállaló vitatja a fegyelmi eljárást, és bírósághoz fordul.
Magyarázza el részletesen, hogy mit csinált a munkavállaló rosszul, és hogyan kellett volna cselekednie a helyzetben. A munkavállalók néha megsértik a szabályokat, mert nem értik őket egyértelműen, így a jogsértés magyarázata és a megfelelő információk segítenek megakadályozni, hogy a jogsértést másodszor is elkövetje. Ajánlat, hogy találkozzunk a munkavállalóval, hogy részletesen megvitassák az ügyet.
Adja meg a munkavállalónak a jogsértés megváltoztatásának lehetőségét, például egy hivatalos bocsánatkérő levelet írjon a másik félnek. Tájékoztassa neki a válasz vagy a levél benyújtásának határidejét.
Mondja el egyértelműen és tömören az alkalmazottat, hogy mit várhat el ennek a bűncselekménynek a következtében. Adjon meg megfelelő részleteket a jelenlegi büntetéséről, például a meghallgatások időpontjáról, vagy adott esetben a munkaviszonyának megszüntetésének időpontjáról. Ha a munkavállaló további bűncselekmények miatt fokozatos fegyelmi eljárást várhat, tájékoztassa őt arról, hogy milyen büntetések lesznek.
Adja meg a munkavállalónak a fellebbezési eljárással kapcsolatos információkat, ha van ilyen.
Kérje meg a munkatársat, hogy formálisan válaszoljon a fájljára; gyakran ez a válasz hivatalos levél formájában lesz. Szüksége van erre a dokumentációra a munkavállaló aktájához, ha a bírósághoz fordul.
Írja be a teljes nevét és címét. Nyomtassa ki a levelet, és írja be nevét a gépelt nevéről kék vagy fekete tintával.
Készítsen több példányt a levélről. Tartsa meg 1 példányát a munkavállaló fájljában, adjon meg egy másikot a cég ügyvédjének, és tartsa meg a másikját saját nyilvántartásaiért.
Küldje el a levelet a munkavállalónak, vagy adja meg neki egy emberi erőforrás képviselő vagy közigazgatási asszisztens előtt. Meg kell erősíteni, hogy a munkavállaló megkapta a hivatalos értesítést.
tippek
-
Tartsa a hangot professzionális és tényszerű. Ez a levél bírósághoz fordulhat, ha a munkavállaló vitatja a fegyelmi eljárást, és mindenkor hivatásos és tisztességesnek tűnik.
