Nem számít az iparágnak, hogy minden üzleti ember számára meg kell érteni, hogyan kell írni egy alapvető üzleti levelet. Bár az alapvető üzleti levelezés nagyon gyakori, a technikai írásban többféle üzleti levél található. Az üzleti levelek a közönség, a cél, a szerző és a formátum szerint különböznek.
Folytassa a fedőlapot
Az üzletemberek a munkakeresési folyamatban használják az önéletrajzot, hogy "eladják" magukat a szervezethez, amelyhez csatlakozni kívánnak. A fedő levél az első benyomás, hogy Ön, mint álláskereső, a potenciális munkáltatóra teszi, és a munkáltatók gyakran használják a fedőlapot, mint lakmuspróbát annak megállapítására, hogy érdemes-e olvasni. A Purdue Online Writing Lab szerint narratív hangon kell írnia az önéletrajzát, kiemelve azokat a tapasztalatokat és készségeket, amelyek felkészítették az Ön által keresett munkára. Az észak-karolinai egyetem íróközpontja a Chapel Hillben azt sugallja, hogy egy rendkívül beszélgető és rendkívül formális hang között írnak. A fedőlap írásakor gyakran használja az akció igéket, és a keresett hirdetés vagy munkaköri leírás segítségével keresse meg azokat a kulcsszavakat, mint például a "részletes tájékozódás", amelyet be kell illeszteni a levélbe.
Meggyőző üzleti levél
Ha meggyőző üzleti levelet írsz, megpróbálod meggyőzni a címzettet, hogy tegyen lépéseket, amit ajánl. Ezt a típusú üzleti levelet írhatja egy alkalmazottnak, felügyelőnek, ügyfélnek vagy kollégának, vagy más szervezetnek a szervezetén belül vagy kívül. A meggyőző üzleti levélnek tartalmaznia kell az első néhány mondaton belüli célt (meggyőzni) az EnglishClub szerint. Az üzleti írások tömörek, mert az üzletemberek sztereotípián elfoglaltak. Nagyon fontos, hogy a levél gyorsan elérje a pontot, és ne pazarolja az időt a szükségtelen bevezetésekkel, szocializációval vagy részletekkel. Jelölje meg, hogy milyen lépéseket szeretne az olvasó számára az első néhány soron belül, és töltse ki a cselekvés előnyeit felvázoló levél testét, vagy elmagyarázza, hogy miért kell ezt megtennie. Győződjön meg róla, hogy egyértelműen tartalmazza a szükséges részleteket. Az angolClub azt is javasolja, hogy egyértelműen jelezze, hogy szükség van-e válaszra.
Amikor meggyőző üzleti levelet írsz, elemezd a közönséget. Ki írja, hogy milyen információkat tartalmaz. Például csak egy bevezetést adna hozzá, ha az Ön által írt személy nem ismer téged. Ezen túlmenően, a menedzser különböző előnyöket találna az akció során, mint egy ügyfél.
Bocsánatkérés
Bár az üzleti levelek egyik leggyakoribb típusai, a bocsánatkérő levelek is az egyik legnehezebb írni. Meg kell írni a "mentés arcát", amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozás megőrizze az integritást, miközben őszinte bocsánatkérést kínál az indiszkrétumért. A többi üzleti kommunikációhoz hasonlóan, egyenesen a ponthoz. Írja be a levél szándékát - bocsánatot kérjen - és mit kér el az első bekezdésben. Az ABusinessResource szerint a következő bekezdésnek meg kell kérnie a bűncselekményt elszenvedő féltől, hogy bocsássa meg a hibát, és magyarázza el, hogyan történt a hiba. Végül meg kell adnod a bocsánatkérést, és kedvezményt, szabad árut vagy más megfelelő módon pótolnia kell a hibát. A bocsánatkérő levélben soha nem tűnik védekezőnek, és mindig adja meg azoknak a kapcsolattartási információkat, akik a legjobban kezelhetik a problémát.
