Tudni, hogy mikor kell írni egy hivatalos üzleti levelet az üzleti e-mailhez képest, könnyen elérhetik azokat az embereket, akik kényelmes formában továbbítják az üzeneteket; azonban számos tényezőt kell figyelembe venni a közeg kiválasztásakor. Az írási döntés meghozatalakor figyelembe kell venni olyan tényezőket, mint a célszerűség, a formalitás, a titoktartás és még a címzett rangja vagy állapota.
Elsődleges különbség
Az első dolog, ami megkülönbözteti az üzleti leveleket egy üzleti e-mailtől, az, hogy egy levelet általában nyomtatottnak kell tekinteni, és az üzleti e-mail egy puha másolat - egy elektronikus üzenet. Az üzleti levél létrehozása után kinyomtatja, borítékban lezárja, postai úton rögzíti, és olyan szolgáltatást használ, mint az Egyesült Államok Postai szolgáltatása vagy egy éjszakai kézbesítő cég, hogy elküldje a levelet a címzettnek. Ezzel szemben az üzleti e-mailt rendszerint számítógépes vagy elektronikus eszközökkel is összeállítják, de elektronikus úton elküldik a címzettnek néhány másodperc alatt.
A kézbesítés időzítése
A legrövidebb üzleti levél általában megérkezik azután, hogy elküldte a csiga postán vagy egy olyan szállítási szolgáltatáson keresztül, mint a FedEx. Ha előbb szüksége van a levélre, akkor ugyanazon a napon kézbesíthet egy futárot. Önnek bármelyik opcióval költséget kell fizetnie - postai bélyeg vagy szállítási díj. Ha sürgős üzenetet szeretne azonnal megérkezni, akkor a legjobb megoldás az üzleti e-mail küldése. A tűzfal csak egy kis akadály, amely késleltetheti a szállítást, de még akkor is, ha a késleltetés gyakorlatilag nem lényeges.
Az üzleti kommunikáció tartalma
Ha hivatalos kommunikációt ír, valószínűleg üzleti levélben kívánja továbbítani az üzenetét. Például, ha egy szerződéses kérdésről ír, akkor bölcs dolog, ha a levelezésről van egy kemény másolat. Ennek hátránya, hogy a papírdarabok elveszhetnek, és egy üzleti e-mail maradhat egy elektronikus mappában örökre. Az üzleti e-mail ugyanezt az üzenetet továbbíthatja, de ha ez komoly kérdés, az üzleti e-mail gyakran kevésbé formális, mint üzleti levél. Ha a kommunikációhoz tintapéldány szükséges, akkor nyilvánvalóan nem írhat be üzleti e-mailt tintával. Az e-mail üzenethez elektronikus vagy digitális aláírást is elhelyezhet.
Levél versus e-mail formátum
Az Észak-Michigan Egyetem Íróközpontja szerint az üzleti levelek általánosan használt formátuma blokk stílus. A levél minden szakasza egybeesik a hagyományos blokkstílus bal margójával. A módosított blokk a záró üdvözletet és az aláírást a levél alsó középső szakaszában helyezi el; a félblokk formátum azt jelenti, hogy a bekezdések be vannak vonva. Ha üzleti e-mailt ír, könnyen megismételheti a hagyományos blokkformátumot úgy, hogy a bal oldali margóval beírja az üdvözlést, a testet és a záró üdvözlőlapot, mert ha a bekezdésszövegek és a zárószövegek lapjait választja, a formátum furcsának tűnhet, attól függően, hogy a monitor vagy képernyő méretétől, amelyről a címzett olvassa a kommunikációt.
A titoktartás fenntartása
A merevlemezen lévő vízjelet a "Bizalmas" kifejezésre használhatja, vagy megjelölheti az üzleti e-mailt Bizalmas az e-mail program által kínált lehetőségek egyikére kattintva. Sem az üzleti levél, sem az üzleti e-mail nem garantálhatja az abszolút bizalmasságot, mivel a címzett képes a fénymásolást átmásolni, vagy egyszerűen továbbíthatja az e-mailt olyan személynek, aki nem volt jogosult az első kommunikációra. Mindkét esetben a címzett bizalmasságának megőrzése érdekében a címzett integritására kell támaszkodnia.
Az állapot különbséget tehet
A közvetlen jelentéshez író felügyelő valószínűleg e-maileket fog használni az informális üzenet közléséhez, mint például az értesítés arról, hogy ő lesz az irodából. Szüksége van arra, hogy a személyzetnek ne adjon hivatalos levelet e rutinszerű levelezéshez. Másrészről, ha egy politikai irányelvet közöl, vagy dicséretet vagy fegyelmi eljárást ad ki, a nyomtatott formátum lehet az előnyben részesített formátum, és ha a vállalat papíradatokat vezet be. A papírmentes irodák esetében az üzleti e-mail a szükséges kommunikációs forma, függetlenül a témától. Egy másik esetben, ha egy közvetlen jelentés a felügyelőjének írja le a lemondását, a kézbesített üzleti levél kinyitja az ajtót egy rövid beszélgetéshez (ha szükséges) az általa lemondott okokról, mivel a levél nem tartalmazhat ilyen részleteket.
