A menedzsment információs rendszer (MIS) vagy az információkezelő rendszer különösen fontos olyan vállalkozások számára, amelyek más vállalkozásokkal együttműködnek, így a kettőnek meg kell osztania az információkat egymással vagy át kell adnia az információt. Ezen túlmenően az egynél több tanszékkel vagy egységgel rendelkező vállalkozások használhatják az MIS-t az információk központi helyen történő összeállításához, ezáltal megakadályozva az információvesztést. Az MIS négy fő funkcióval rendelkezik.
Adatgyűjtés
A szervezetek MIS-t használnak az adatok tárolására. Az MIS az adatokat két adatbázis-rendszerben tárolja. Az adatbázis első típusa, a relációs adatbázis tárolja a felhasználóktól érkező adatokat, majd az információt a rendszerben lévő többi információhoz kapcsolja. Az adatbázis később ezeket az információkat grafikonokba vagy diagramokba helyezi, így a felhasználók összehasonlíthatják az adatokat. A második típusú adatbázis, a hierarchikus adatbázis az adatokat a beérkezett sorrendben tárolja, de nem nyújt összehasonlító táblázatokat a felhasználó számára.
Jelentés létrehozása
Míg az MIS az adatok tárolására szolgál, az adatokat is felhasználja jelentések készítéséhez. A rendszer felhasználói határozzák meg a jelentések típusait, a rendszerben különféle típusú jelentésekhez rendelkezésre álló egyedi sablonokkal. Amikor a felhasználó kéri, a rendszer összeállítja a szükséges jelentést, beilleszti az adatokat a sablonba, majd kinyomtatja a jelentést a vállalkozás számára.
Hozzáférhetőség és integráció
Az MIS nyitott hozzáféréssel működik. A nyílt hozzáférés azt jelenti, hogy az elsődleges MIS összekapcsolható vagy integrálható az üzleti rendszer többi rendszerével, lehetővé téve a különböző forrásokból és több helyről származó adatok módosítását. Ez a funkció két fontos eredményt ad. A szervezetek naprakésszé tehetik a rendszert, hogy tájékoztatást nyújtsanak a szakpolitikákkal és szabályzatokkal együtt, és a rendszer fenntartható anélkül, hogy professzionális szervizszemélyzet lenne szüksége.
skálázhatóság
Az MIS egyik fontos jellemzője, hogy a vállalkozások vásárolhatnak egy rendszer kis verzióját, majd idővel hozzáadhatják azt, amint a pénzügyek lehetővé teszik. A vállalkozások növelhetik az adatszolgáltatási képességeket, valamint a rendszer jellemzőit az üzleti rendszer növekedésével, így nem szükséges, hogy a vállalkozás tulajdonosa néhány évente teljesen új rendszert vásároljon.
