Számos könyvelési alágazattal kemény és gyors szabályok és előírások vonatkoznak a szervezetre, és mi is és nem megengedett. Ez nem így van a számviteli információs rendszerek esetében. Egyszerűen túl sok vélemény van arról, hogy mi az AIS és mi nem. Ami az AIS-t megkülönbözteti más információs rendszerektől, a társaság vezetői és könyvelői jogi és szakmai kötelezettségei.
Az információáramlás
Az AIS egyik jellemzője az információáramlás. Az itt bemutatott piramis a felső vezetésű, a középső menedzsment alatt, a lenti műveletek irányításával és az információáramlást képviselő operatív személyzettel illusztrálva. A vállalat teljesítményére vonatkozó információk a személyzeten keresztül minden irányítási szintre felfelé haladnak. A felső vezetés felelős a társaság részvényeseinek vagy tulajdonosainak az általa kapott információkért. A vállalat teljesítményére vonatkozó információk közreműködése az ügyfelek és a beszállítók, akikkel a munkatársak napi munkatársakkal rendelkeznek. Ezen információk felhasználásával a felső vezetés kiszűri a vállalat költségvetéséről szóló információkat és útmutatásokat arról, hogyan változtassa meg vagy javítsa a napi kölcsönhatásokat az ügyfelekkel és a beszállítókkal. A beszállítóktól és az ügyfelektől származó információkat külső információáramként ismerik. A személyzetből a menedzsmentbe és a menedzsmentbe a személyzethez tartozó személyeket belső információáramlásként ismerik.
A tranzakciók feldolgozása
Az AIS másik jellemzője a tranzakciók feldolgozása. Az AIS két különböző típusú tranzakciót dolgoz fel. A pénzügyi tranzakció, amely minden olyan tranzakció, amely természetbeni pénzügyileg befolyásolja egy üzleti szervezet eszközeit vagy részvényeit. A nem pénzügyi tranzakció olyan döntés, amely, bár nem mérhető pénzben, befolyásolhatja a vállalat általános számviteli egészségét. Például, ha a vállalat úgy dönt, hogy a jelenlegi beszállító jelentős áremelkedése miatt megváltoztatja a beszállítókat, az azonnali hatállyal nem pénzügyi jellegű, amíg az első megrendelés el nem kerül.
Minden tranzakció a számviteli információs rendszerbe kerül a felső vezetés döntéshozatalának befolyásolására. Ha a felső vezetés tudatában van a költségek, az adók vagy az ügyfelek esetleges veszteségének növekedésének, akkor a jövőbeni események negatív következményeinek leküzdésére vonatkozó döntéseket lehet hozni.
AIS modell
Az AIS tipikus modellje bemutatja ezeket a jellemzőket, és három különböző lépést tartalmaz az információ kezelésében. Először az adatgyűjtés. Mindhárom lépés közül a legfontosabbnak tekinthető, hiszen ha a hibák nem észlelhetők, a rendszer megbízhatatlan kimenetet hozhat létre. Az adatgyűjtési folyamat két fő követelménye, hogy a felhasznált adatok egyaránt relevánsak és hatékonyak. Az adatgyűjtési szakaszban az adatok relevanciáját mérlegelni kell, hogy kiszűrjük a rendszerből az összes releváns tényt. A hatékonyság ugyanannak az adatcsoportnak a gyűjtése csak egyszer történik. Ennek elmulasztása felesleges adatokat eredményez. A második lépés az adatfeldolgozás, vagy az adatok olyan módon való megszervezésének kísérlete, hogy a vezetés döntéseket hozhasson a vállalat pénzügyi döntéseivel kapcsolatban. Egy példa az értékesítési adatok felhasználása a jövőbeli értékesítési várakozások előrejelzésére. Ezen elvárások alapján döntéseket hozhatunk a személyzeti követelményekről. A harmadik lépés a döntéshozatalhoz vezető információk tényleges előállítása. Függetlenül attól, hogy a döntés pénzügyi vagy nem pénzügyi tranzakciókon alapul-e, a döntés befolyásolhatja a vállalkozás napi működését és esetleg a vállalat pénzügyi kilátásait.
