Azok a munkavállalók, akik saját pénzükből fizetik az engedélyezett üzleti költségeket, általában elvárhatják a munkáltatóktól való visszatérítést. Az ilyen visszatérítés megkönnyítése és a költségek pontosan lefoglalása a vállalat főkönyveiben, az alkalmazottaknak várhatóan részletes jelentést kell benyújtaniuk az összes ilyen költségen kívüli költségről.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Számítógépes nyomtató
-
(opcionális) Vállalati költségjelentési sablon
Ha cége költségjelentési sablont készít, érje el és kövesse az utasításokat.
Ha nem, gyűjtsük össze a bevételeket, és helyezzük el időrendben. Is felsorolja azokat a költségeket, amelyeknek nincs bevétele, mint például az autó kilométere és az olyan események, mint például a szállodai automatákból vásárolt újságok és frissítők.
Ha saját jelentést készít vállalati sablon nélkül, használjon számítógépes táblázatot. Hozzon létre egy sablont, és másolja az új munkalapra minden új elkészített jelentéshez. Minden lapfejlécnek fel kell tüntetnie a nevét, osztálynevét és kódját, valamint a jelentés által lefedett időszakot. Ezen információk alatt a sablonnak legalább öt oszlopot kell tartalmaznia: dátum, kedvezményezett, cél vagy leírás és összeg. A vállalat politikájától függően további oszlopokat kell hozzáadnia olyan információkhoz, mint a számviteli kódok, az értekezlet résztvevői stb.
Sorolja fel a kiadásait a lapján a rendeléskor, a bevételek és a listák forrásait használva. Időszakonként készítsen egy jelentést - akár heti, havi, havi, vagy egyéb módon -, amelyet általában a vállalat politikája határoz meg. Ha több napos bevétele van egy napra, akkor a költségtípusok szerint csoportosíthatja őket, például étkezési költségeket és parkolási költségeket.
Ha bármilyen célból átalánydíjban részesül, írja be saját sorába a jelentés alján, a bevételek után.
Ha a személygépkocsijához felhasznált kilométert megtérítjük, akkor gépjármű-naplót kell vezetnie, és naponta vagy heti rendszerességgel, a vállalati irányelveknek megfelelően, át kell adnia a költségtájékoztatót. Adja meg a saját sorban a kilométert külön költségként. Adja meg a "Személyes automatikus kilométer" szavakat a Kedvezményezett oszlopban, a mérföld és mérföld árát a Leírás oszlopban (azaz "275 mérföld @ 58 cent / mile"), és az összeget az Összeg oszlopban térítendő vissza. Ne feledje, hogy minden munkáltatónak megvan a saját futásteljesítmény-visszatérítési aránya.
Amikor az összes kiadás be van írva, akkor az összeget az utolsó oszlopban az összeg oszlopban adja meg. Ha a kiadások fedezésére készpénzes előleget kapott, vonja le az összeget a teljes költségből. Ez az az összeg, amelyet Önnek megtérítenie kell.
A különböző munkáltatóknak eltérő szabályai vannak a bevételek benyújtására. Lehet, hogy eredeti bevételeket kell benyújtania, vagy be kell nyújtania a beolvasásokat vagy fénymásolatokat. Előfordulhat, hogy keresztreferenciare van szükségük, így a visszatérítést kezelő személynek könnyebbé válik a költségeket a kézhezvételtől. Ha a kilométer-visszatérítés iránti kérelmet nyújtja be, be kell nyújtania az automatikus napló másolatát is.
A munkaszerződésének megfelelően küldje el a kiadási jelentését a formanyomtatványon és a bevételekkel együtt. Csak az aktuális heti költségeket tartalmazó munkalapot kell elküldeni, nem a teljes táblázatkezelő fájlt az üres sablonnal és több hetes költséggel.
tippek
-
Ha csak lehetséges, akkor térjen vissza a visszatérítendő kiadásokhoz egy olyan hitelkártyával, amelyet kizárólag az ilyen költségekre használ. Ennek segítenie kell a visszatérítendő üzleti költségek nyomon követését és a fizetés összeegyeztetését.
Kerülje az üzleti és a személyes költségek megfertőzését ugyanazon a kézhezvételen.
Ellenőrizze az összes jelentést és egyeztetési költségbevételt a jelentésben igényelt összegekkel szemben. Sok hiba fordul elő, amikor az emberek a feladaton keresztül haladnak át a hibás összeget az átvételről a költségjelentésre.
Mindig forduljon a munkáltató HR, bérszámfejtési vagy számviteli részlegéhez, hogy tájékozódjon a költségek pontos és időben történő megtérítéséről.
Figyelem
Soha ne hazudj a költségekről. Ez ellopja a vállalatot, és kedvezőtlen következményekkel járhat, mint például a felmondás vagy a büntetőeljárás.
Ellenőrizze a munkáltatóját, hogy milyen korlátozásokat tartalmaz a visszatérítésért. Nem minden étkezés költséges lehet, és lehet, hogy nem lehet olyan költségeket okozni, mint az alkohol, a száraz tisztítás vagy a parkolás. A munkáltatónak iránymutatással kell rendelkeznie a visszatérítendő és visszatérítendő formában.
Fizessen csak a saját jóváhagyott üzleti költségeiért - ne fizessen mások költségeit, kivéve, ha erre jogosult. Kerülje azt is, hogy megtérítsen egy másik alkalmazott költségét, aki megtéríti a költségeket.
