A nyilvánosság észlelését egy vállalatról vagy ügynökségről jelentősen befolyásolhatja a külső kommunikáció, míg a vállalat alkalmazottai elégedettsége részben a belső kommunikációjától függ. Egy hatékony üzenet vagy kommunikációs kampány megalkotása több tényező vizsgálatával kezdődik.
A fő kérdés megválaszolása
Egy olyan világban, ahol minden nap több ezer üzenettel van kitalálva az emberek, az elsődleges kérdésük gyakran „Miért kell törődnöm?” Vagy „Mi van benne?” A hatékony kommunikáció ezt a választ egyértelművé teszi az olvasónak vagy a hallgatónak. Kérdezd meg magadtól, hogy milyen információ lenne az Ön számára, ha tagja vagy a közönségnek, és győződjön meg róla, hogy az anyagai ezeket a részleteket szállítják. A kevésbé fontos információk hozzáadása előtt hangsúlyozza az üzenet vagy anyagok elején lévő előnyöket.
Egyszerűsítés
A kommunikáció egyszerű megtartása növeli annak valószínűségét, hogy hatékony lesz. Célja a hatodik-nyolcadik fokozatú olvasási szintet az írott anyagokhoz. Ne használjon rövidítéseket, szabályozási feltételeket vagy zsargont. Szavak törlése, ha egy átlagos személy, akit megállt az utcán, nem tudná a jelentésüket. Írásbeli anyagok elkészítésekor tartsa a mondatokat rövidnek és tegye fel a másolatokat fejlécekkel és grafikákkal. A szöveges oldal nem potenciális olvasók számára vonzó.
Mód
Számos formátumban tegye elérhetővé az információkat az ügyfelek és a munkavállalók számára. A sajtóközlemények, a szöveges üzenetek és az e-mailek a sürgős információk közlésére szolgálnak, míg a hírlevelek alkalmasak lehetnek a kevésbé időérzékeny tartalomra. A weboldal a külső közönséggel való kommunikáció szempontjából elengedhetetlen, és egy jól szervezett intranet, amely híreket és gyakorlati erőforrásokat jelenít meg, nagyon hasznos lehet az alkalmazottak számára. A videojátékok bemutatása lehetővé teszi a vizuális tanulók felkérését és új perspektívák vagy részletek nyújtását. A találkozók megtartása a munkavállalókkal vagy a nyilvánossággal szemtől-szembe léphet, amely hitelességet teremthet, és a közönség érzését érzi.
időszerűsége
A lehető legrövidebb időn belül tájékoztatni kell az ügyfelek tudását. Ha a közönség a médiától közvetlenül a szervezetétől tanul, akkor észlelhető, hogy el akarja rejteni az információt, vagy hogy nem igazán érdekli a közönségét. A Betegség-ellenőrzési Központok válságkommunikációs kézikönyvében megjegyzik, hogy a szervezet által az érdekeltekkel folytatott kommunikáció során a legsúlyosabb hibák közül két olyan információt nyújt, amely túl kevés és túl késő, vagy arrogáns, és nem értékeli az érintetteket. Ezeket a gondolatokat egy ügynökség szlogenje foglalja össze: „Legyen első. Igaza van. Légy hihetetlen.
Átláthatóság és gyakoriság
A munkavállalók és a nyilvánosság gyakran gyanús a vállalatok és a kormányzati szervek között, de bizalmat építhet az üzenetek átláthatóságának növelésével. A vezetőknek rossz hírekkel kell rendelkezniük, és hajlandóknak kifejezniük azt a sajnálatot, amit nehéz körülmények között éreznek. A nehéz döntések mögötti érvelés megosztása megértést is eredményezhet.
„Ha kiderítené a káros információkat, amelyeket nem kellett felfednie, akkor az átláthatóság hírnevét szerezte meg” - mondja Peter Sandmann, a kockázati kommunikációs szakértő és a vállalati tanácsadó. „Az emberek észreveszik, hogy ha valami rosszat csinálsz, azt mondod; Ebből következik, hogy ha nem mondod, nem csináltál semmit.
Az ügyfelek és a munkavállalók nem csak akkor hallhatnak rólad, ha a hír rossz.A havi hírlevél vagy negyedéves találkozók megtarthatják az alkalmazottakat a vállalati tevékenységről, míg a cég honlapján található cikkek és az opt-in e-mailek megtartják az ügyfeleket a hurokban.
