A közszféra szokásosan használt rövid dokumentumai olyan rövid dokumentumok, amelyek egy adott kérdés összefoglalóit és a vele együtt járó javasolt cselekvési terveket tartalmazzák. Üzleti környezetben az ügyvezető asszisztens tájékoztató dokumentumot használhat, hogy tájékoztassa a vezérigazgatót egy olyan kérdésről, amelyet például a következő igazgatósági ülésen megvitatnak. Ebben az esetben a vezérigazgató szeretné megismerni a kérdés hátterét és kontextusát, valamint a következő lépéseket, hogy megbeszélje a sajátosságait az igazgatótanács tagjaival. Ha tájékoztató lapot szeretne írni az Ön vállalkozásának valaki számára, akkor győződjön meg róla, hogy pontosan és tömören tartja.
A tájékoztató papír formátuma
Ahogy a név is sugallja, a tájékoztató papírok rövidek. Általában két lapot kell tartania, így könnyen olvasható és elnyelhető. A tájékoztató dokumentum célja, hogy tájékoztassa a kedvezményezettet egy összetett kérdésről, magas színvonalon adja meg a kontextust, és ajánlásokat tartalmazzon a következő teendőkre. Ez segít abban, hogy tudatában legyen a kiemelkedéseknek, hogy bármilyen szükséges döntést hozhasson, vagy bármilyen kapcsolódó feladatot elvégezzen. A tájékoztató papírokat világos, egyszerű nyelven írják, és gyakran tartalmazzák a sűrű bekezdések helyett a pontokat, így könnyen olvashatók.
A tájékoztató dokumentum kezdete
Adja meg annak a nevét, hogy ki írja az eligazító dokumentumot, az aktuális dátumot és a legfrissebb tájékoztatót. Számos tájékoztató jegyzet egy „Cél” részből indul ki, amely a jegyzet okának azonosítására szolgál. Ez segít az olvasó figyelmeztetésében, hogy miért fontos ez az információ számukra.
A jelen dokumentum célja, hogy tájékoztassa az elnököt a Saint Louis irodánkban történt rendőrségi eseményről szóló szeptember 3-i részletekkel. Mivel az esemény nemzeti hírekké vált, az elnök kérdéseket kaphat a média tagjaitól.
Alternatívaként néhány tájékoztató jegyzet egy „Issues” („Kérdések”) szakasszal kezdődik, ahol fel lehet venni a megoldandó problémákat.
A tájékoztató papír fő testülete
A tájékoztató papírnak tartalmaznia kell egy „Kulcsfontosságú megfontolások” című szakaszt, amelyen feljegyezheti a probléma kontextusát vagy hátterét, valamint minden releváns információt, amit az olvasónak tudnia kell.
Figyelembe veendő dolgok: Az elkövető nem, és soha nem volt a vállalat alkalmazottja. Egyedül cselekedett, senkinek segítsége nélkül. Míg a munkavállalók nyitott ajtókat nyitottak, a munkát a biztonsági eljárásoknak megfelelően tartották. A Szent Lajos rendőrség három alkalmazottat bíznak a bátorságért, hogy segítsék az elkövető legyengítését.
Ezután vázolja fel a javasolt lépéseket a „Következő lépések” részben. Itt a rendelkezésre álló megoldásokon alapuló lehetséges kimeneteleket és forgatókönyveket adhat meg.
Segítség a válaszadásban
Néhány tájékoztató dokumentum tartalmazza a „Beszélő megjegyzéseket” is. Itt találhat olyan konkrét pontokat, amelyekre az olvasónak foglalkoznia kell, ha beszédet tart, vagy találkozást tart a témával kapcsolatban. Ahelyett, hogy kiírná a beszédet, amelyet olvasni kellene, jobb, ha rövid pontokat is beilleszthet a megemlítendő témákba. Ez segíteni fog nekik abban, hogy saját szavaikkal magyarázzák az ügyet.
A tájékoztató papír végén adja meg elérhetőségeit, hogy az olvasó könnyen elérhesse Önt, ha bármilyen kérdése van.
