Sok évszázad alatt a szerződések a két fél közötti jogilag kötelező erejű megállapodás létrehozásának egyetemes módjaivá váltak. A szerződéskezelés magában foglalja a szervezetek, például az ügyfelek, a partnerek, a beszállítók vagy a személyzet közötti kapcsolatok kezelését. Az eljárások magukban foglalják a tárgyalási, végrehajtási, felmondási és megújítási tevékenységek részleteit.
Eljárás elemek
A szerződéskezelésben a cél a profit maximalizálása és a kockázat minimalizálása. Az egyértelműen meghatározott eljárások megkönnyítik az érintett felek közötti koordinációt. A kereskedelmi szerződések számlákat, vásárlási megrendeléseket és partnerségi megállapodásokat tartalmaznak. Végezze el a szerződéskezelési eljárásokat számítógépes szoftverrendszerek használatával, vagy egyszerűen dokumentáljon kézikönyvként.
Az eljárásoknak meg kell határoznia, hogy a megadott termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó követelmények meg vannak határozva. A szerződéses előírások betartása gyakran képezi a minőség meghatározásának alapját. Az üzleti igények megváltozása a szerződések irányítási eljárásai által megengedett változásokat eredményez. Tegyen átfogó szerződéskezelési eljárásokat, hogy a vitatott számlák és a nem teljesített kötelezettségek felmerüljenek, gyorsabban oldódnak meg, mert a szerződések erőteljesek.
Győződjön meg róla, hogy betartja a szerződésnyelvet és az érintettek jogait és felelősségét szabályozó alapszabályokat és szabályokat. Míg egyszer egy egyszerű kézfogás jogilag kötelezőnek tekinthető, a modern cégek most már számos jogi dokumentumra támaszkodnak az üzletkötéshez. Dokumentálja, hogy hogyan lehet létrehozni a négy fő típusú szerződést: fix árú, költségtéríthető, részben meghatározott és levélmegállapodások. A szerződések kidolgozására és kezelésére vonatkozó eljárásoknak minden egyes típusban fel kell tüntetniük, hogyan kell felsorolni az árat, meghatározni a hatókört, meghatározni a szállítási ütemtervet, értékelni kell az egyes felek kockázatát, és leírniuk kell a folyamatban lévő üzleti kapcsolatokat (ha szükséges).
Készüljön fel a különböző forgatókönyvek kezelésére. A rögzített árra vonatkozó szerződések esetében a kiegészítő eljárásoknak meg kell határozniuk az olyan enyhítő feltételeket, mint például a szerződés írása, ha az anyagok pontos mennyisége nem ismert, vagy ha a tevékenység hosszú ideig terjed. Egyes iparágak, mint például az építőipar, ösztönzik a szerződésekben az operatív hatékonyság ösztönzésére irányuló ösztönzőket. A költségtámogatható szerződésekkel kapcsolatos eljárások meghatározzák, hogy hogyan kell meghatározni a feltételeket, hogy a vevő vállalja a pénzügyi kockázatot az eladótól azzal, hogy elfogadja az árat, amely magában foglalja (általában) az összes költséget és a díjat. Az ilyen típusú szerződések figyelemmel kísérésére vonatkozó szabályok (amelyeket általában olyan nonprofit ügynökségek vagy üzleti partnerek használnak, akik számára a pénzügyi nyereség nem az elsődleges cél) egyértelmű elvárási nyilatkozatokat tartalmaz. A részlegesen meghatározott szerződésekre és levélmegállapodásokra vonatkozó eljárások létrehozása is. Az átfogó eljárások kidolgozására fordított idő és erőfeszítés biztosítja a vállalat működésének zökkenőmentességét.
