Az elektronikus kommunikációban elért technológiai fejlődés ellenére a faxkészülékek 2015-től is fontos módja a dokumentumok terjesztésének. A faxfedő lapok fontos szerepet játszanak abban, hogy figyelmeztessék a címzetteket arról, hogy ki kapja meg a faxot, és mi van benne.
Küldő és vevő
A fax fedőlap egyik fő funkciója az, hogy azonosítsa a dokumentum küldőjét és címzettjét. Míg a fedőlapok opcionálisak, az alapvető kapcsolattartási információk hiánya elveszett átvitelhez vezethet. Ha a címzett nem veszi fel a faxot, a fedőlapon lévő "Címzett" riasztás segít a dokumentumnak a megfelelő személynek történő eljutásában. Ezen túlmenően a fax címzettje, aki felismeri a küldő nevét, gyorsabban fordulhat a dokumentumhoz. Sok vállalat rendelkezik sablon alapú faxlapokkal, amelyek nevét és logóját már az oldalra nyomtatják.
Dokumentum részletei
A tipikus fax fedőlapnak van egy része a fax küldésének okairól, vagy megjegyzések a dokumentum házáról. Ez a rész akkor hasznos, ha a feladó aggodalmát fejezi ki azzal kapcsolatban, hogy valaki komolyan veszi-e az adást. Ha egy vállalkozás kéretlen ajánlatot nyújt be, például a fedőlap jelezheti az olvasónak az anyagon keresztül történő előnyeit. A dokumentumok adatai arra is emlékeztethetik a címzettet, hogy a faxolt anyagok egy korábbi megbeszélést vagy megállapodást követnek.
Dátum és oldalszámok
Az átvitel dátuma és az elküldött oldalak száma szintén a fedőlapon található általános elemek. Mindkettő fontos a nyilvántartás és a pontosság szempontjából. A faxon feltüntetett dátum lehetővé teszi, hogy a feladó meggyőződhessen arról, hogy teljesítette a megadott határidőt. A faxon lévő oldalak száma nagyon fontos a hiányos adások ellen. A fedőlap tartalmazhatja: "5 lap fedőlapot tartalmaz." Ez figyelmezteti a címzettet, hogy az átvitelnek öt teljes oldalt kell tartalmaznia. Ha hiányzik, a címzett figyelmeztetheti a feladót a hiányos dokumentumra.
További részletek
A fax-fedőlapot arra is használják, hogy bizonyos dokumentumokkal közvetítsen adatvédelmi és biztonsági információkat. A kormányzati szervek, a pénzügyi intézmények és a jogi irodák közé tartoznak azok a szervezetek, amelyek titoktartási vagy adatvédelmi nyilatkozatokkal rendelkezhetnek a fedőlapon. Ez a nyilatkozat figyelmezteti a címzettet a ház kényes jellegére és segít biztosítani az elszámoltathatóságot a bizalmas dokumentumok védelmében. A faxok jogilag is kötelezhetik a címzettet a szerződéses vagy szabályozási követelményeknek. Egyes cégek faxátvitelt használnak memo-szerű dokumentumok küldésére, és csak egy fedőlapot tartalmaznak egy összefoglaló vagy rövid üzenettel az egyik oldalon.
