Szinte minden területen, az oktatástól az üzleti tevékenységig a nonprofit menedzsmentig, az írásbeli javaslatok gyakran munkakörülmények. Akár egy új projekt finanszírozását akarja biztosítani, új fiókot szerezni, vagy egy folyamatot vagy eljárást megváltoztatni, a döntéshozóknak egyértelmű magyarázatot kell adniuk arra, hogy miért jobb az Ön ötlete, mint mások. A hatékony javaslat írása segíthet a projekt befejezéséhez szükséges finanszírozás és támogatás megszerzésében; egy rosszul megírt és bemutatott javaslat a legstabilabb ötlet elutasításához vezethet.
A javaslat megkezdése előtt végezzen alapos kutatást. Értse meg, hogy ki a közönség, és milyen információkat keres. Ha válaszol egy javaslatra, tisztázza a javaslat irányelveit és határidejét, és gyűjtse össze azokat a kiegészítő anyagokat, amelyeket be kell nyújtania a javaslattal együtt.
Elemezze a pályázó közönség által használt nyelvet, és keresse meg a kommunikációban rendszeresen használatos kulcsszavakat és fogalmakat. Tanulj meg beszélni a nyelvüket, és beépítsd ezt a megértést a javaslatodba.
Kezdje a javaslat áttekintését. Összefoglalja, mit kér és miért. Ismertesse javaslatának főbb pontjait, anélkül, hogy részleteket venne; az összefoglalónak csak néhány bekezdésnek kell lennie, és nem lehet hosszabb, mint egy oldal.
Adja meg azt a problémát, amelyet a javaslattal próbál megoldani. Függetlenül attól, hogy pénzt kíván-e vásárolni új felszerelések vagy felszerelések beszerzésére, vagy kérni szeretné, hogy egy munkát befejezzen, egyértelmű bizonyítékot kell szolgáltatnia arról, hogy megérti a problémát és mit kell elérni.
Magyarázza el, hogy a megoldás hogyan oldja meg hatékonyan a problémát. Használjon világos, tömör nyelvet és támogassa állításait a lehető legtöbb bizonyítékkal. A javaslat olvasói szkeptikusak lehetnek az Ön ötleteivel és megoldásaival, ezért készen állsz arra, hogy szilárd tényeken alapuljon az állításaihoz.
Vizsgálja meg az Ön javaslatának egyéb lehetséges alternatíváit, és készen álljon a kifogások megválaszolására. Noha nem kellene részletesen ismertetnie a javaslatában szereplő egyéb megoldásokat, gondosan meg kell neveznie a megoldást, hogy egyértelmű legyen, hogy miért jobbak az ötletei, mint mások.
Adjon meg konkrét információkat a költségvetésről, a határidőkről és a munkacsoportról, ha van ilyen. Ha például egy projekthez pénzt keres, akkor a potenciális szponzoroknak meg kell adnia a pénz felhasználásának módját.
Mutassa be a legjobb munkáját. Gondosan szerkessze és korrigálja javaslatát; a legjobb, ha több más ember is megnézi, hogy ne hagyja ki a hibákat. Formázza meg javaslatát a javaslatot kérő szervezet utasításait követve, és a lehető legvonzóbbá teszi.
Figyelem
Ha válaszol egy javaslatra, kövesse a kibocsátó hatóság utasításait a levélre. A következő utasítások nem követhetik azonnali kizárást.
