A munkanapon az alkalmazottak több folyamatot követnek a céljuk elérése érdekében. Ezek a célok helyzetek szerint változnak, és olyan feladatokat tartalmaznak, mint a naplóbejegyzések rögzítése, az ügyfelek érdeklődésének megválaszolása vagy a számítógéppel kapcsolatos problémák elhárítása. Minden osztály különböző célok felé dolgozik, és különböző folyamatokat használ a célok eléréséhez. Néhány vállalatnak nincs ideje, hogy gondosan részletezze az általuk használt üzleti folyamatokat. Az üzleti folyamatok írása azonban számos előnnyel jár a vállalat számára. Amikor egy vállalat dokumentálja üzleti folyamatait, részletes lépéseket hoz létre, amellyel irányíthatja a jelenlegi alkalmazottakat és képezhet új alkalmazottakat.
Írja le az üzleti folyamat célját. Ez a nyilatkozat felsorolja az ismertetett folyamat követésének okait és fontosságát. A célok kialakításakor gondolkodjon arról, hogy a munkavállalóknak miért kell követniük a folyamatot, és megkérdezni a menedzsmenttől, mi lesz a folyamat követésének eredménye; a célnak ezeket a megértéseket kell közvetítenie.
Határozza meg a folyamat során bekövetkező minden lépést, és minden egyes lépést egyetlen mondatként írjon.
Tekintse át minden egyes lépést, hogy meghatározza, hogy hozzáad-e a folyamat befejezéséhez, vagy értéket nem használ-e. Távolítsuk el azokat a lépéseket, amelyek nem járulnak hozzá a célhoz.
Az egyes lépések végrehajtásához szükséges feladatok azonosítása és felsorolása. Adja meg a szükséges lépéseket a lépés teljesítéséhez szükséges erőforrásokról és az erőforrások beszerzéséről. Írjon ki minden részletet a sorrendben.
Rajzoljon egy folyamatábra. Egyes alkalmazottak többet megtudnak, ha látják a folyamat vizuális diagramját, mint az olvasási lépéseket. Minden folyamatot és részletet a folyamatábra tartalmaz.
Tekintse át a teljes folyamatot, hogy azonosítsa a hiányzó lépéseket. Az előzetes üzleti folyamat létrehozása után olvassa el a dokumentumot a kezdetektől. Minden lépést mind vizuálisan, mind fizikailag gyakoroljunk, hogy minden szükséges lépés szerepeljen. Miután megállapította, hogy az üzleti folyamat befejeződött, nyomtassa ki a dokumentum végleges másolatát.
tippek
-
Tegyük fel, hogy az üzleti folyamatot elolvasó alkalmazottnak nincs előzetes ismerete a vállalatról vagy annak erőforrásairól, és olyan lépéseket kell tartalmaznia, amelyek nyilvánvalónak tűnnek a tapasztalt munkavállaló számára, mivel ezek a lépések nem feltétlenül nyilvánvalóak a tapasztalatlan munkavállaló számára.
Hozza létre az üzleti folyamat dokumentumát szövegszerkesztő szoftver használatával. Ez lehetővé teszi, hogy az üzleti folyamat fejlődése során könnyen megváltozzon.
