Valószínűleg nem gondolja ezt a forgatókönyvet: Meghívást kap egy rangos konferenciára, amelyben rengeteg lehetősége van a vállalat üzleti tevékenységének hálózatba szervezésére és bővítésére. Ugyanakkor most szembe kell néznie a főnököd meggyőzésével, hogy lehetővé tegye, hogy részt vegyen. A költségek indoklása elhomályosodást okozhat, de a szervezet és a felkészülés segít a cél elérésében.
Tervezzünk meg egy kényszerítő érvet, amely meggyőzi a vezetőket a szóban forgó kiadás szükségességéről. Meggyőzze a főnökeit, hogy ezt a pénzt erre a tárgyra vagy szolgáltatásra kell költenie. Bizonyítsuk be, hogy ez a költség a befektetések magas hozamához vezet. Mutasson be a lehető legtöbb támogató dokumentumot, hogy pontot kapjon.
Számolja ki ennek a költségnek a pontos költségét, és mutassa be az összeget a főnökeinek. A számítások megkönnyítik a gondolataikat, bizonyítva, hogy ezt teljes mértékben figyelembe vették, és nem terveznek pénzt pazarolni. A költség várható költségeinek bemutatása enyhítheti a félelmeket, hogy a tervezett kiadások felháborítóak lesznek. Ha azt is meghatározhatja, hogy a pénz vagy a szolgáltatás nem költ-e el, akkor ezeket a számokat is készítheti, hogy hazavihesse a pontot.
Töltse ki az összes kiadási űrlapot utasítások szerint. A legtöbb szervezetnek hivatalos rendszere van a költségalapú igazolások benyújtására. A számviteli osztály valószínűleg megköveteli, hogy töltse ki a vásárlás költségét igazoló űrlapot. Ne feledkezzen meg arról, hogy nem hagyja figyelmen kívül a dokumentum bármely mezőjét, mivel elfelejtve, hogy egy részletet tartalmaz, később problémákat okozhat.
Adja meg a költségekkel kapcsolatos minden dokumentációt. A menedzserek pontosan azt szeretnék látni, hogy hová megy a pénz; papíron nyomon követésével segít nekik megérteni, hogy miért kellett vásárolni ezt az adott terméket vagy szolgáltatást. Tartalmazza a költségre vonatkozó minden egyes átvételt vagy dokumentumot, hogy senki ne vádolhasson Önnel a visszaélés miatt.
